Сроки хранения больничных листов в организации

Хранение электронных больничных Причины хранения листков нетрудоспособности Работодатели любого ранга, а также Индивидуальные Предприниматели обязаны создать условия для сохранности важной документации. Больничные листы государственного образца являются основанием для начисления компенсацией работнику, а затем и работодателю от ФСС. В любой момент сотрудники Фонда могут затребовать бланки для инспекции на предмет подлинности, поскольку листок нетрудоспособности — это фактическое основание для расходов по страховке. Если сотрудники ФСС выполняют выход на предприятие с инспекторской проверкой, то они имеют право требовать не копии, а подлинники листов нетрудоспособности. Отказ работодателя предоставить бланки инспекторам ФСС может расценить как правомерный отказ в выплатах компенсаций работодателю. Следует отметить, что ввиду имеющих место случаев фальсификации больничных, сотрудники ФСС чрезвычайно скрупулезно относятся к этому вопросу.

Какие правила заполнения больничного листа существуют. Как мы уже. Срок хранения больничных листов в организации. Сроки хранения больничных листов на предприятии, а также регистрационной книги, обозначены в п. Действующим законодательством установлены порядок и сроки хранения такого документа, как больничный лист.

Срок хранения больничных листов

Листок нетрудоспособности является документом, на основании которого выплачиваются пособия по временной нетрудоспособности и в связи с материнством. Естественно, так как на основании больничного организация выплачивает деньги, возникает вопрос — каков срок хранения больничных листов, на основании которых сотрудникам платили пособия? Срок хранения больничных листов на предприятии Больничный лист , ввиду того, что по нему производятся те или иные выплаты, которые подтверждают расходы организации или ИП, является первичным учетным документом. Такой же вывод можно найти, к примеру, в судебной практике. Из чего следует дальнейший вывод — больничный лист должен храниться в соответствии с правилами хранения бухгалтерских документов. По закону о бухгалтерском учете ст. Минимальных срок хранения, прописанный в законе о бухучете — 5 лет после отчетного периода то есть года. Есть ведомственные документы различных министерств, разъясняющих сроки хранения больничных листов в организации. Один из таких документов, прямо указывающих на срок в 5 лет — это приказ Минкультуры России от 25 августа 2010 г. В перечне документов, утвержденных этим приказом, в п. Но есть и другое мнение. Больничные прямо влияют на исчисление и уплату страховых взносов в ФСС , поэтому являются документами, которые должны храниться не в соответствии с правилами хранения учетных бухгалтерских документов, а по правилам хранения документов, подтверждающих исчисление и уплату сумм страховых взносов. Исходя из этого, лучше больничные листы хранить 6 лет. Зачем нужно хранить больничные листы? Листок нетрудоспособности — документ, по которому предприятие выплачивает сотрудникам пособия. При этом часть пособий возмещается из средств ФСС работодателю после представления в отделение ФСС документов о произведенных выплатах сотрудникам.

Срок хранения больничных листов на предприятии

Зачем хранить листы не трудоспособности? Срок хранения больничных листов в организации Для регистрации и упорядочивания листов нетрудоспособности некоторые предприятия или индивидуальные предприниматели используют специальные журналы. Можно существенно упростить процесс учета бюллетеней, если скачать образец журнала регистрации больничных листов и изучить правила его заполнения.

Ознакомиться с ними можно в этом обзоре. Инструкция для заполнения учетного журнала В ныне действующем законодательстве ведение регистрационной книги не является обязательным. Журнал учета листков временной нетрудоспособности оформляется исключительно по желанию работодателя и позволяет: выявить, сколько дней по болезни отсутствовал на рабочем месте сотрудник, и каким образом будут произведены выплаты пособия поскольку первые 3 дня больничного периода обязан оплачивать предприниматель или предприятие ; проконтролировать, когда работник сдал заполненный бланк, чтобы получить страховую компенсацию после пережитого заболевания он должен принести бланк работодателю в течение 6 месяцев после выздоровления ; быстро предоставить в случае проверки, проводимой Фондом социального страхования далее — ФСС РФ , интересующий сотрудников фонда лист нетрудоспособности.

Заполнение учетного журнала не представляет особой сложности благодаря оформлению его страниц в виде удобной таблицы.

Сроки хранения больничных листов на предприятии, а также регистрационной книги, обозначены в п. Согласно данному нормативному акту, ИП и юридические лица обязаны хранить медицинские документы у себя в течение 5 лет минимум, этот период запрещено сокращать. Однако, отвечая на вопрос о том, сколько хранятся больничные листы в организации, необходимо помнить о том, что вести учетный журнал работодателю необязательно.

Поэтому ответственности за его утерю в течение обязательных для его хранения 5 лет работодатель нести не будет. Но сами медицинские бланки хранить придется в обязательном порядке. Согласно этому нормативному акту, первичные учетные документы, к которым и относится лист нетрудоспособности, обязаны храниться в архиве организации субъекта экономической деятельности.

Все учетные документы, стандарты экономического субъекта и акты ведения бухгалтерского учета должны храниться не менее 5 лет после последних учетных операций, произведенных с ними.

Исходя из представленной законодательной базы, срок хранения больничного листа — 5 лет. Руководство организации обязано обеспечить безопасного хранения больничного листа и создать условия для защиты документов от незаконных изменений после проведенных операций.

Даже если предприятие подвергается реорганизации, в нем меняется руководство или происходят внутренняя перестройка, должна быть проведена передача архивных и бухгалтерских документов. Порядок передачи может быть оформлен согласно внутреннему распорядку организации.

Хранение больничных листов необходимо для того, чтобы в случае инспекции ФСС бухгалтерия могла предоставить листы нетрудоспособности за последние пять лет. Больничные листы относятся к документам, которые подлежат проверке при инспекции расходов по социальным выплатам. Как и где хранятся больничные листы? Важным аспектом при инспекции является факт предоставления оригиналов больничных листов в неповрежденном состоянии, поэтому данный вид документов не рекомендуется подшивать и делать в них проколы.

На бланках больничных листов ни в коем случае нельзя делать никаких дополнительных пометок. В случае механического или фактического повреждения листа нетрудоспособности, инспекторы ФСС могут потребовать заменить его дубликатом. Для создания оптимальных условий хранения больничные листы и приложенные к ним расчетные документы лучше всего поместить в отдельную папку или плотный прозрачный файл.

Как проводится уничтожение больничного листа по истечению срока хранения? Когда срок хранения больничного листа истек, он подлежит уничтожению. Такой тип документации нельзя просто уничтожить без создания учетного акта. Для уничтожения вышедших из срока хранения документов создается специальная комиссия из работников данной организации.

Выборка документов для уничтожения производится всеми членами комиссии, что подтверждается актом. В акте обязательно указывается все реквизиты листа нетрудоспособности. Сам процесс уничтожения может быть выбран комиссией — их можно сжигать или измельчить в шредере. При необходимости их можно отдать на утилизацию. Способ уничтожения также указывается в акте.

В случае если продолжительность лечения травмы или заболевания не превышает 15 дней, больничный выдается лечащим врачом, при превышении этого срока — специальной комиссией, сформированной в лечебном учреждении. Срок хранения больничных листов в организации также установлен, и его нужно четко соблюдать. Лист нетрудоспособности — это документ-основание, по которому производится начисление денежных средств из фонда социального страхования. Начисление этих средств производится под строгим государственным контролем и подлежит проверкам, поэтому данные бланки должны не только правильно храниться, но и грамотно уничтожаться.

Необходимость хранения листов нетрудоспособности Вся документация организации тесно повязана друг с другом. Существует ряд бланков, которые имеют не просто важное значение, а решающее. К таковым относятся те бумаги, на основании которых производятся разнообразные выплаты.

Если деньги выплачиваются работодателем из собственных средств, то он может аргументировать их выплату обычным приказом, указав как причину, например, хорошую работу или за достижение каких-то результатов. А вот когда речь идет о начислении средств из бюджетных организаций, то здесь не обойтись без серьезных оснований.

Одним из наиболее распространенных причин для выплаты работающим бюджетных средств является оплата дней нетрудоспособности. Выплаты за дни, проведенные по болезни вне рабочего места, — это обязательная социальная гарантия.

Данная гарантия осуществляется в строгом соответствии с законодательными нормами. Основаниями для получения пособия по нетрудоспособности является больничный лист. Это бланк строгой отчетности, он должен иметь все степени защиты и быть правильно заполненным. На его основании работодатель начисляет пособие, которое впоследствии погашается из средств ФСЗН.

И, конечно, ФСЗН или иные проверяющие службы могут в любое время затребовать бланки к проверке. Именно поэтому необходимо сберегать больничные листы. Продолжительность хранения Сколько хранятся больничные листы?

Этот вопрос крайне важен, потому что в процессе деятельности предприятия образуется огромное количество документации. Если ее всю хранить постоянно, то через какое-то время она просто займет все свободное пространство. Хранение ненужной информации к тому же может привести к путанице. Но как определить, что нужно, а что нет? Срок хранения больничных листов на предприятии по Перечню — пять лет. Ранее в государственном законодательстве был некий диссонанс, и срок хранения бюллетеней в различной документации указывался по-разному.

С 1 января 2017 год, данный ФЗ отменен, а уплата страховых выплат регулируется Налоговым кодексом РФ, а существующее несоответствие упразднено. Сегодня при определении сроков хранения листов нетрудоспособности нужно ориентироваться исключительно на Перечень.

Обеспечение сохранности больничных листов Организация должна обеспечивать сохранность как внутренней, так и внешней документации. Для этого на предприятиях организуются собственные архивные помещения.

Только документация длительного хранения передается в государственные архивы на хранение, да и то по истечении нескольких лет. Для этого временные архивы могут организовываться как в рабочих кабинетах, так и в отдельной комнате, имеющей специальное оборудование.

Начисление по больничным листам производит бухгалтерия, поэтому и первичная сохранность бланков возлагается на них. Как правило, отвечает за ведение начисления и дальнейшую подшивку бланков один работник, чаще всего бухгалтер-расчетчик.

Папка документации формируется в течение календарного года, а по его окончании сшивается и передается в архив организации. Ведение архивной документации также возлагается на одного человека, который осуществляет прием документации, занося ее в соответствующие журналы приемки и присваивая ей соответствующий номер. При необходимости папка с подшивкой может выдаваться кому-то из работников под личную подпись. Действия, если срок хранения истек Указанные в Перечне пять лет начинают свой отсчет с того момента, как закончился календарный год, к которому собственно бюллетень относится.

Все это время документы хранятся одним из удобных способов для предприятия. Но что делать, если срок истек, а проверка так и не затребовала данные документы? Можно ли их уничтожать и как это делать? Важно правильно читать указания, данные в Перечне.

Некоторая бухгалтерская документация обязана храниться неопределенное время до проверки и ограниченный, прописанный в Перечне срок, после ее проведения. Существуют и другие виды бумаг, которые не имеют таких ограничений. Листы нетрудоспособности хранятся пять лет вне зависимости от того, состоялась за это время их проверка или нет. По истечении указанного срока бланки уничтожаются, но делать это необходимо в строгом порядке с установленными нормами.

Документы нельзя просто выбросить в ближайший мусорный контейнер. Создается комиссия. Состав комиссии утверждается руководителем организации. Комиссия проверяет не только сроки хранения, чтобы убедиться, что они действительно истекли, но и содержимое папки, дабы не уничтожить бланки, которые еще могут понадобиться. Затем составляется акт, в который вносят сведения об уничтожаемых папках.

Сам факт утилизации оформляется дополнительным документом и напрямую зависит от того каким именно образом данная процедура производится. Обычно комиссия собирается один-два раза в год, но может и чаще.

Акты об утилизации хранятся постоянно в отдельной папке. В акте указывается номер папки, ее содержимое, даты ее хранения и срок уничтожения. Как поступить с бумагами, которые исчерпали свой срок хранения, решается внутри организации.

Например, их можно сдать на вторсырье для переработки или уничтожить через шредер. Если папки ушли на вторсырье, то к акту прикрепляется копия ТТН.

Если утилизация произведена иным способом, то пишется дополнительный акт о способе уничтожения, времени и месте. Согласно этим нормативным актам, больничный лист имеет право выдавать медицинская организация государственной, муниципальной и частной формы подчинения при условии, что учреждение имеет аккредитацию и лицензию Минздрава на соответствующие виды деятельности. Как оплатить больничный в сложных ситуациях? Не пропустите: главная статья месяца от эксперта-практика Что делать, если сотрудник принес больничный с ошибками.

Читать статью Закрытый, правильно оформленный без помарок и исправлений больничный лист предоставляется сотрудником в бухгалтерию для произведения расчета оплаты, подачи информации о временной нетрудоспособности работника в ФСС и передачи документа на хранение. После проведения всех операций, начисления оплаты больничного, получения ее на счет организации от Фонда социального страхования и выплаты сотруднику больничный лист подлежит хранению как первичный учетный документ.

Сколько нужно хранить больничный лист? В течение какого срока организация обязана хранить больничные листки Все учетные документы, стандарты экономического субъекта и акты ведения бухгалтерского учета должны храниться не менее 5 лет после последних учетных операций, произведенных с ними.

Оплачиваем больничный лист иностранному работнику Хранение больничных листов необходимо для того, чтобы в случае инспекции ФСС бухгалтерия могла предоставить листы нетрудоспособности за последние пять лет.

Сколько хранятся больничные листы в организации

Как долго хранятся больничные листы на предприятии? Больничный — документ, который имеет отношение к уплате страховых взносов работодателем. Такие документы должны храниться фирмой в течение 6 лет подп. Однако есть и альтернативная точка зрения, по которой срок хранения больничного — 5 лет, исходя из того, что: 1. Данный акт не является нормативным для большинства сфер правоотношений, но, исходя из принципа правовой аналогии, его положения применяются многими организациями. Предписание хранить бухгалтерские документы, к которым относятся и больничные листки, в течение 5 лет содержится в п. Однако положения НК РФ как федерального закона имеют более высокую юридическую силу — их и следует придерживаться.

Какой срок хранения больничных листов в организации?

Актуально на: 19 октября 2018 г. Срок хранения больничных листов Организации и ИП должны обеспечивать сохранность документов, непосредственно относящихся к их деятельности и служащих основанием для расчета налогов, взносов, пособий, зарплаты и т. Так какой же срок хранения больничных листов в организации? Срок хранения больничных листов на предприятии Если обратиться к Перечню типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности организации утв. Приказом Минкультуры России от 25. Однако, согласно пп. А так как листки нетрудоспособности относятся к документам, необходимых для исчисления и уплаты страховых взносов, то срок хранения больничных листов не может быть меньше этого шестилетнего срока.

ПОСМОТРИТЕ ВИДЕО ПО ТЕМЕ: Их нельзя хранить в одном деле! - Елена А. Пономарева

Срок хранения больничного листа

Зачем хранить листы не трудоспособности? Срок хранения больничных листов в организации Для регистрации и упорядочивания листов нетрудоспособности некоторые предприятия или индивидуальные предприниматели используют специальные журналы. Можно существенно упростить процесс учета бюллетеней, если скачать образец журнала регистрации больничных листов и изучить правила его заполнения. Ознакомиться с ними можно в этом обзоре.

Действующим законодательством установлены порядок и сроки хранения такого документа, как больничный лист. Срок хранения больничных листов в организации законодательством определяется как соответствующий 5 или 6 годам в зависимости. Естественно, так как на основании больничного организация выплачивает деньги, возникает вопрос – каков срок хранения больничных листов, на.

Вопросы и ответы Уничтожение больничных листов после истечения их срока действия По окончанию срока хранения листы нетрудоспособности уничтожают. Но это не значит, что их можно просто сжечь или порезать.

Где хранятся больничные листы

Нормативные акты министерств и ведомств. Законодательство в области бухгалтерского учета Сведения о времени, в течение которого нельзя уничтожать листки нетрудоспособности, упоминаются также в Положении по ведению бухгалтерского учета и отчетности Приказ Минфина от 29. В Положении о бухучете о сроках хранения упоминается в пункте 98. Он предписывает все документы, на которых основан бухгалтерский учет, хранить не менее 5 лет. К ним относят: первичные документы; учетные регистры; бухгалтерскую отчетность. Именно к первичным учетным документам относятся листки нетрудоспособности. Таким образом, в соответствии с правилами, установленными в области бухгалтерского учета, больничные листы следует хранить не менее пяти лет. Что говорит законодательство в области налогов и сборов Листки нетрудоспособности являются документами, которые используются при расчете страховых взносов, уплачиваемых компанией в Фонд социального страхования. Соответственно, правила их расчета теперь прописаны в Налоговом кодексе глава 34.

Нормативные акты министерств и ведомств. Законодательство в области бухгалтерского учета Сведения о времени, в течение которого нельзя уничтожать листки нетрудоспособности, упоминаются также в Положении по ведению бухгалтерского учета и отчетности Приказ Минфина от 29. В Положении о бухучете о сроках хранения упоминается в пункте 98. Он предписывает все документы, на которых основан бухгалтерский учет, хранить не менее 5 лет.

.

.

.

ВИДЕО ПО ТЕМЕ: 5 вопросов по больничному - Елена А. Пономарева