Платежные ведомости срок хранения

Важным моментом в заполнении табличной части является то, что она не должна иметь пустых граф, то есть если сотруднику по каким-либо причинам выплата заработный платы не осуществляется, то в свободной графе необходимо ставить прочерк. Это поможет исключить внесение недостоверных данных. Третья часть представляет собой прописанную после заполнения табличной части общую суму подлежащих к выплате денежных средств и депонированную сумму. Также она должна содержать должность и подпись с расшифровкой сотрудника, произведшего выдачу денег по ведомости, и бухгалтера, который проверил данную платежную ведомость. Но не следует путать такие понятия, как платежная ведомость и расчетно-платежная.

Бланк платежной ведомости по своей Срок хранения журнала. Платежная ведомость, расчетно платежная ведомость, бланки платежной ведомости, скачать платежная Срок хранения журнала составляет 5 лет. Срок хранения 75 лет. платежных ведомостей по произведенным.

Срок хранения платежных ведомостей

Имеют постоянные сроки хранения кадровых документов представления, характеристики к награждению, журналы учета наград. Постоянно хранятся документы, связанные с проверкой работы с кадрами, локально-нормативные акты по месту разработки, личные дела руководящих сотрудников, некоторые документы, связанные со службой гражданских и муниципальных служащих. Невостребованные подлинники трудовых книжек, удостоверений, свидетельств, наград хранятся до востребования. Сроки хранения документов по заработной плате По истечении 75 лет уничтожаются. Возникающие проблемы со сроками хранения документов Определяя срок хранения, нужно руководствоваться не только утвержденными перечнями, но и другими юридическими документами. В ходе проверки, например, налоговые органы, могут запросить документы, которые уже уничтожены. Их отсутствие повлечет наложение штрафов и пени, так как работодатель не сможет без них подтвердить правомерность некоторых финансовых операций. При возникновении сложных ситуаций со сроками хранения документов можно обратиться за консультацией к специалистам. Не нашли ответ? Задайте свой вопрос юристам8732 юристов ждут Вас Быстрый ответ, бесплатно! Сроки хранения кадровой документации Сроки хранения кадровой документации регламентированы Перечнем типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, утв. Далее — Перечень. Перечень включает документы, образующиеся при документировании однотипных общих для всех управленческих функций, выполняемых организациями, независимо от функционально-целевого назначения, уровня и масштаба деятельности, форм собственности. Состав документов и сроки их хранения в Перечне определены в результате непосредственного изучения документов с учетом рекомендаций специалистов соответствующих организаций. Перечень предназначен для использования в качестве основного нормативного документа при определении сроков хранения и отборе на хранение и уничтожение управленческих типовых документов, т. Перечень служит целям сохранения, организации и качественного пополнения состава Архивного фонда РФ.

Сколько хранятся расчетные ведомости по заработной плате

Важным моментом в заполнении табличной части является то, что она не должна иметь пустых граф, то есть если сотруднику по каким-либо причинам выплата заработный платы не осуществляется, то в свободной графе необходимо ставить прочерк. Это поможет исключить внесение недостоверных данных. Третья часть представляет собой прописанную после заполнения табличной части общую суму подлежащих к выплате денежных средств и депонированную сумму.

Также она должна содержать должность и подпись с расшифровкой сотрудника, произведшего выдачу денег по ведомости, и бухгалтера, который проверил данную платежную ведомость. Но не следует путать такие понятия, как платежная ведомость и расчетно-платежная. Бланк расчетно-платежной ведомости имеет другую структуру. В то время как в платежной ведомости видны данные только о заработной плате, подлежащей для выдачи на руки. Эта сумма берется из заранее рассчитанной расчетно-платежной ведомости.

Распечатывается платежная ведомость в одном экземпляре. Готовая со всеми данными платежная ведомость регистрируется в специальном журнале, который заводится на предприятии каждый год.

Срок хранения журнала составляет 5 лет. После регистрации документ подкалывается к составленному к этой ведомости расходному кассовому ордеру.

Причем дата и номер кассового ордера должны быть указаны в заключающей части платежной ведомости. Вся ответственность за правильное заполнение и внесение достоверных данных в платежную ведомость ложится на кассира, а верификацию и хранение производит главный бухгалтер. Основным недостатком платежных и расчетно-платежных ведомостей является открытость.

Получая свою заработную плату, сотрудник может с легкостью видеть и подлежащие к выдаче суммы своих коллег, что нарушает принцип конфиденциальности получения заработный платы на предприятии. С вводом в работу бухгалтерии новых технологий, в том числе программного обеспечения, все чаще ведение бухгалтерского учета производится автоматически с помощью специализированных программ, что значительно упрощает формирование платежных ведомостей.

На предприятиях и в организациях, которые перевели своих сотрудников на получение заработной платы через расчетные банковские карты, расчетно-кассовая деятельности и вовсе не осуществляется. То есть платежная ведомость просто становиться неактуальной и ее не формируют.

Документы для начисления заработной платы и учета труда работников Перечень форм: Т-12 — Форма "Табеля по учету рабочего времени и расчета оплаты труда"; Т-13 Форма называется "Табель учета рабочего времени"; Т-49 Форма именуется "Расчетно-платежная ведомость"; Т-51 Форма носит название "Расчетная ведомость"; Т-53 Форма "Платежной ведомости"; Т-53а Форма "Журнала регистрации платежных ведомостей"; Т-54 Форма "Лицевого счета"; Т-60 Форма "Записки-расчета о предоставлении отпуска работнику"; Т-61 Форма "Записки-расчета при прекращении расторжении трудового договора с работником"; Т-73 Форма "Акта о приеме работ, выполненных по срочному трудовому договору, заключенному на время выполнения определенной работы".

Cрок хранения документов по заработной плате Однако для успешной работы этого недостаточно. Дело в том, что не менее важно должным образом хранить документы, образующиеся в учете организации. В противном случае компанию ждет штраф, а то и не один. Рабочий план счетов бухгалтерского учета, другие документы учетной политики, процедуры кодирования, программы машинной обработки данных с указанием сроков их использования нужно хранить не менее 5 лет с момента, когда они использовались для составления бухгалтерской отчетности в последний раз.

За нарушение установленного порядка и сроков хранения учетных документов предусмотрен административный штраф для должностных лиц в размере от 2000 до 3000 руб. Кодекса РФ об административных правонарушениях.

Обязанность контролировать сроки хранения документов возложена на налоговые органы. Требования к хранению документов содержатся и в Налоговом кодексе, который обязует налогоплательщиков в течение 4 лет обеспечивать сохранность данных бухгалтерского и налогового учета и других документов, необходимых для исчисления и уплаты налогов.

Помимо этого действует еще ряд нормативных актов, знать которые важно. В архив организации по результатам экспертизы ценности документов составляются: описи дел постоянного хранения приложение 1 к Основным правилам работы архивов организаций, утв. Дела с истекшими по Перечню сроками хранения подлежат уничтожению, использование этих документов для хозяйственных нужд запрещено. Они включаются в акт о выделении к уничтожению, если предусмотренный для них срок хранения истек к 1 января года, когда составляется акт.

Например, законченные в 2010 году дела с трехлетним сроком хранения могут быть включены в акт, который будет составлен не ранее 1 января 2014 года. Дела, подлежащие уничтожению, передаются на переработку утилизацию.

Передача дел оформляется приемо-сдаточной накладной с указанием даты передачи, количества сдаваемых дел и веса бумажной макулатуры.

По каждому виду документов в Перечне указаны сроки хранения на бумажных и электронных носителях, исчисление которых производится с 1 января года, следующего за годом окончания их делопроизводством. Нас интересуют лишь пункты, имеющие отношение к срокам хранения бухгалтерских документов. Итак: 1 аналитические документы таблицы, доклады к годовой бухгалтерской бюджетной отчетности предписано хранить 5 лет; 2 срок хранения счетов-фактур приведен в соответствие с НК РФ и составил 4 года; 3 документы об инвентаризации активов, обязательств протоколы заседаний инвентаризационных комиссий, инвентаризационные описи, списки, акты, ведомости необходимо хранить постоянно и только по инвентаризации товарно-материальных ценностей ТМЦ — 5 лет; 4 образцы подписей материально ответственных лиц нужно сохранять не менее 5 лет.

Аналогичное требование установлено для перечней лиц, имеющих право подписи первичных учетных документов; 5 договоры и документы по лизингу имущества организации списки объектов имущества, акты, расчеты отчислений от прибыли, переписку нужно хранить постоянно; 6 договоры и документы по залогу движимого имущества организации расчеты стоимости имущества, акты, переписку — 10 лет, а аналогичные договоры и документы по залогу недвижимости — на постоянной основе; 7 бессрочно необходимо архивировать акты о передаче прав на недвижимое имущество и сделок с ним от прежнего к новому правообладателю с баланса на баланс ранее такой нормы в Перечне не было ; 8 документы по продаже движимого имущества заявки, акты оценки, переписка и др.

Журналы учета работников, совмещающих профессии, нужно хранить до минования надобности, как и ранее, но те, в которых поименованы работники с тяжелыми, вредными и опасными условиями труда, теперь должны храниться не менее 75 лет.

Кто в ответе за сохранность первичных документов, учетных регистров, бухгалтерских отчетов и балансов, оформление и передачу их в архив? Эта обязанность возложена на главного бухгалтера компании. При этом ответственность за организацию хранения учетных документов, регистров бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности несет руководитель организации. До 75 лет увеличен срок хранения тарификационных ведомостей списков ранее он составлял 25 лет ; столько же а не 45 лет следует сохранять акты расследования профессиональных отравлений и заболеваний и договоры страхования работников от несчастных случаев, по которым страховой случай наступил.

До 75 лет продлен срок архивирования документов актов, заключений, отчетов, протоколов, справок о производственных авариях и несчастных случаях ранее — 45 лет. В течение такого же срока вместо 10 лет нужно хранить документы протоколы, справки, заключения о тяжелых, вредных, опасных условиях производства, травматизме и профессиональных заболеваниях и столько же вместо 5 — документы акты, докладные записки, заключения о сокращении рабочего дня в связи с тяжелыми, вредными, опасными условиями труда.

Направления, уведомления на трудоустройство о трудоустройстве следует хранить в архиве не менее 3 лет ранее их можно было уничтожить после минования надобности , тот же срок определен для документов анкет, автобиографий, листов по учету кадров, заявлений, рекомендательных писем лиц, не принятых на работу. Вопрос применения унифицированных или их самостоятельно разработанных, в сфере трудовых отношений пока остается открытым, поэтому рекомендуется придерживаться специально разработанных форм еще в 2004 году.

Ведь со стороны контролирующих органов могут возникнуть притязания, ведь при самостоятельной разработке форм могут быть не учтены новые законодательные требования, которые предъявляются к конкретному документу. В связи с этим, при разработке самостоятельных форм, рекомендуется обратиться к грамотному специалисту, осведомленному в широком спектре законодательных вопросов. Архив организации: храним документы по учету труда и заработной платы Демидов Г. Государственные, муниципальные организации — 10 лет.

Срок хранения документов на нетрадиционных носителях соответствует сроку хранения аналогичных видов документов на традиционных носителях. Документы должны приниматься на хранение преимущественно в виде подлинников, только при их отсутствии принимаются заверенные копии. Документы постоянного срока хранения на нетрадиционных носителях принимаются на хранение в соответствии с установленными правилами. Исчисление срока хранения документов производится с 1 января года, следующего за годом окончания их делопроизводством.

Срок ее хранения определяется самой организацией, но не может быть менее 1-го года. Снижение сроков хранения, установленных Перечнем, запрещается. Повышение сроков хранения документов, предусмотренных Перечнем, может иметь место в тех случаях, когда это вызвано специфическими особенностями работы организаций. Итак, рассмотрим эти сроки. Приказы по личному составу, касающиеся различных сторон деятельности работников организации, имеющие различные сроки хранения, формируются в разные дела.

Это необходимо, потому что часть приказов по личному составу посвящена действительно вопросам кадрового перемещения работников, прекращению трудового договора и т. Эти документы должны храниться 75 лет. Вместе с тем большая часть приказов издается по основной деятельности организации, такие как о командировках, дежурствах и т. Такие приказы присланные для сведения хранятся до минования надобности, о предоставлении отпусков, дежурствах, взысканиях, командировках хранятся 5 лет ст.

Документы информации, справки, сведения, ведомости, отчеты о наличии, движении, комплектовании, использовании работников хранятся 5 лет ст. Переписка по вопросам трудоустройства — 5 лет.

Документы отчеты, справки, информации о переводе работников на сокращенный рабочий день или сокращенную рабочую неделю — 5 лет.

Документы заявления, докладные записки, справки, расчеты, протоколы о разрешении трудовых споров — 5 лет. Документы сводки, сведения, докладные записки, баланс рабочего времени об учете рабочего времени — 3 года. Табели графики , журналы учета рабочего времени — 1 год.

Акты, сообщения, информации, характеристики, докладные записки, справки, переписка о трудовой дисциплине — 3 года. Отчеты о состоянии и проверке работы с кадрами хранятся постоянно, а заявки, справки о потребности в высвобождении работников — 5 лет.

Отчеты, акты, сведения об учете трудовых книжек и вкладышей к ним хранятся 3 года ст. В соответствии с п. Должностные инструкции типовые примерные по месту разработки и утверждения хранятся постоянно, индивидуальные персональные — 75 лет в составе личных дел ст.

Экземпляр трудового договора, который остается у работодателя, обычно подшивается в личное дело работника, которое хранится в соответствии с п. Если личные дела работников не ведутся, то трудовые договоры работников формируются в отдельное дело и хранятся в соответствии со ст. Графики предоставления отпусков хранятся — один год. Любой бухгалтер осознает значимость верного оформления первичной учетной документации для целей ведения как бухгалтерского, так и налогового учета.

Про возможность не составлять платежную ведомость при выплате заработной платы отдельному сотруднику по расходному ордеру не сказано. Из этого можно сделать вывод, что, даже если в платежную ведомость на выплату заработной платы наличными из кассы включен только один работник, выдача должна производиться именно по ведомости, а не по расходному ордеру, оформленному на имя работника.

Расчетные листки Законодательство обязывает работодателя вместе с заработной платой выдавать сотрудникам расчетные листки, где четко прописать, из чего складывается полученная работником на руки сумма. Зарплату получают не реже чем два раза в месяц, однако выдавать расчетный листок разумнее один раз, при выплате заработной платы за месяц, а не при выплате заработной платы за первую половину текущего месяца, так как во втором случае расчет, указанный в листке, может быть неполным и не отражать достоверно происхождение выплаченной суммы.

Расчетный листок не имеет регламентированной формы, поэтому организация должна самостоятельно разработать ее, основываясь, например, на формах Т-12 или Т-51. Или создать полностью свою форму, которую следует закрепить в учетной политике. В расчетном листке обязательно должны быть указаны все части заработной платы: оклад, премия, надбавки, бонусы, выплаты по больничным листам и так далее.

Необходимо указать все удержания: НДФЛ, алименты, штрафы и прочее. В итоге должна получиться сумма к выплате, которую работник и получает на руки вместе с расчетным листком. Расчетный листок по согласованию с сотрудником может быть выдан как в бумажном виде, так и в электронном, путем пересылки на электронную почту работника. Прочие первичные документы Помимо перечисленных основных первичных документов к таковым можно отнести следующие документы, которые составляются для отражения фактов хозяйственной деятельности, имеющих непосредственное отношение к расчету заработной платы: трудовой договор с работником, где в обязательном порядке должны быть прописаны система и размер оплаты труда; приказы о переводе на другую должность или об изменении оклада; заявления и приказы на все виды отпусков, так как время нахождения в отпуске влияет на расчет заработной платы; приказы на выплату премий и бонусов; листки нетрудоспособности; заявления и приказы на командировки; заявления и приказы о приеме на работу и об увольнении, также о выплате компенсаций различного рода при увольнении; прочие документы, имеющие непосредственное отношение к расчету или влияющие на размер заработной платы каждого работника организации.

Они могут быть оформлены как в бумажном, так и в электронном виде, подписанном ЭЦП. Важно сделать расчет заработной платы верным и максимально прозрачным для работника. Для этого используются подробные формы расчета с учетом всех особенностей условий труда и расчетные листки, выдаваемые работникам, в которых отражены все шаги расчета. Какие документы по заработной плате необходимо распечатывать и хранить В то же время условия доступа к архивным документам, находящимся в частной собственности, за исключением архивных документов, доступ к которым регламентируется законодательством РФ например, акционеры имеют право доступа к документам предприятия, акциями которого они владеют , собственник или владелец таковых вправе устанавливать самостоятельно.

Если организация решила передать свои документы, включая документы Архивного фонда РФ, на государственное хранение, чем ей следует руководствоваться при выборе архивного учреждения? Негосударственная организация вправе выбрать любой государственный или муниципальный архив, музей, библиотеку или организацию Российской академии наук для заключения с ним с ней договора о хранении документов Архивного фонда РФ равным образом она вправе заключить договор о хранении иных архивных документов.

То, насколько достоверна или ошибочна предоставленная в них информация, зависит от квалификации и добросовестности бухгалтера и кадровика в некоторых компаниях эти функции совмещает один специалист.

Как приумножить бюджет организации благодаря экономии на работе бухгалтера-кадровика и отсутствии санкций фискальных органов, читайте в публикации.

Сроки хранения отдельных документов по оплате труда

На "клерке" я нашла очень хорошую шпаргалку по кадровой "первичке". Предлагаю вам полный перечень, очень понятный, надеюсь пригодится: Унифицированные формы, которые следует применять при оформлении трудовых отношения с сотрудниками, утверждены Постановлением Госкомсстата РФ от 05. Данным Постановление утверждены следующие формы первичных документов: 1. Эти формы применяются для оформления приема на работу сотрудника Т-1 или группы сотрудников Т-1а. Срок хранения 75 лет. Личная карточка работника является основным документом по учету данных сотрудников и заводится на всех, без исключения, сотрудников предприятия, с которыми заключаются трудовые договора. Обязательный и очень важный документ, отражающий данные о структуре организации, ее штатном составе и штатной численности.

Сколько хранятся документы по зарплате?

Госкомстат РФ утвердил унифицированную форму платежной ведомости Т-53. Согласно этой форме выплаты могут проводиться нескольким сотрудникам отделу, цеху, филиалу по одной ведомости. Бланк платежной ведомости по своей структуре условно делится на три части. Вторая часть — табличная. В ней формируется список сотрудников, которым будут сделаны выплаты. Общепринятая форма таблицы — это порядковый номер, закрепленный по трудовому договору табельный номер, полностью ФИО сотрудника, подлежащая к выплате сумма после всех необходимых взысканий , пустая графа для подписи получателя зарплаты. Важным моментом в заполнении табличной части является то, что она не должна иметь пустых граф, то есть если сотруднику по каким-либо причинам выплата заработный платы не осуществляется, то в свободной графе необходимо ставить прочерк. Это поможет исключить внесение недостоверных данных. Третья часть представляет собой прописанную после заполнения табличной части общую суму подлежащих к выплате денежных средств и депонированную сумму. Также она должна содержать должность и подпись с расшифровкой сотрудника, произведшего выдачу денег по ведомости, и бухгалтера, который проверил данную платежную ведомость.

ПОСМОТРИТЕ ВИДЕО ПО ТЕМЕ: Сроки хранения сыровяленой колбасы

Как подшивать платежные ведомости?

Табель учета рабочего времени и расчета оплаты труда Логичней говорить о форме Т-12, так как Т-13 включает в себя только первый раздел образца Т-12. Так или иначе, компания вправе самостоятельно разработать и утвердить форму табеля учета рабочего времени и расчета зарплаты. В этом случае документ должен содержать точную информацию: о количестве дней часов неявок явок ; о количестве часов по видам переработок замещение, работа в праздничные дни, работа в ночное время, совместительство и пр. В зависимости от графика работы конкретного сотрудника используются следующие способы учета его рабочего времени: Поденный. В этом случае при пятидневной рабочей неделе нормированный рабочий день будет равен восьми часам, при шестидневной — семи часам.

Срок хранения 75 лет. платежных ведомостей по произведенным. Бланк расчетно-платежной ведомости имеет другую Срок хранения журнала составляет 5 лет. Кассовые книги, оборотные ведомости. Книги регистрации счетов, доверенностей, платежных документов. Рабочий план счетов бухгалтерского учета и.

Трудовые договоры, трудовые соглашения, не вошедшие в состав личных дел, личные карточки работников включая временных Документы лиц, не принятых на работу 1 год Перечень лиц, имеющих право подиси первичных документов До замены новыми Документы о переоценке основных фондов, определении износа основных средств, оценке имущества организации Постоянно Акты приемки и передачи зданий, помещений, земельных участков в пользование, распоряжение, аренду, собственность организации Документы о ведении валютных и конверсионных операций, операций с грантами 1 При условии завершения ревизий. В случае возникновения споров, следственных и судебных дел документы сохраняются до вынесения окончательного решения 2 При наличии лицевых счетов работников.

Сколько хранятся платежные ведомости по зарплате

Госкомстат РФ утвердил унифицированную форму платежной ведомости Т-53. Согласно этой форме выплаты могут проводиться нескольким сотрудникам отделу, цеху, филиалу по одной ведомости. Бланк платежной ведомости по своей структуре условно делится на три части. Вторая часть — табличная. В ней формируется список сотрудников, которым будут сделаны выплаты. Общепринятая форма таблицы — это порядковый номер, закрепленный по трудовому договору табельный номер, полностью ФИО сотрудника, подлежащая к выплате сумма после всех необходимых взысканий , пустая графа для подписи получателя зарплаты. Важным моментом в заполнении табличной части является то, что она не должна иметь пустых граф, то есть если сотруднику по каким-либо причинам выплата заработный платы не осуществляется, то в свободной графе необходимо ставить прочерк.

Документы по заработной плате

Хранение первичных документов Какие документы хранятся 75 лет Госкомстат РФ утвердил унифицированную форму платежной ведомости Т Согласно этой форме выплаты могут проводиться нескольким сотрудникам отделу, цеху, филиалу по одной ведомости. Бланк платежной ведомости по своей структуре условно делится на три части. Вторая часть — табличная. В ней формируется список сотрудников, которым будут сделаны выплаты.

.

.

.

ВИДЕО ПО ТЕМЕ: Как долго нужно хранить бухгалтерские документы?