Как правильно составить опись документов

В Основных правилах работы архивов организаций их не было. Формы всех перечисленных описей приведены в Правилах-2015 в Приложениях 14 — 18. Скачать их можно ниже. Напомню: хранить дела по личному составу обязаны все организации см. Описи дел по личному составу — неотъемлемая часть процесса хранения документов. Они обязательны. О том же говорят и Правила работы архивов п.

Особенности оформления описи различного назначения: для передачи, в налоговую, для личного дела, для почты и др. Как правильно ее составлять и . Как грамотно составить опись документов. Нюансы составления описи в различных ситуациях. Примеры составления описей для определенных целей. Правовые особенности оформления описи документов, бланк и образец, а также бесплатные советы адвокатов.

Как правильно составить опись предоставляемых документов

Далее обычно пишется строка о том, сколько всего листов документов было передано. Далее следует подпись ответственного за передачу лица, а также отметка о принятии документов с указанием ФИО, должности принявшего сотрудника и даты принятия. При необходимости можно также дополнительно написать, в каком виде передаются документы, — оригинал или копия заверенная или не заверенная. Составляется документ в 2 экземплярах — один остается у отправителя, а другой передается адресату. При необходимости можно составить еще 1 экземпляр, который будет передан на ответственное хранение администрации, бухгалтерии и прочим заинтересованным сотрудникам. Количество листов в таблице указывается сразу для всех экземпляров документов — то есть общее для каждого документа. Все строки, которые остались в таблице пустыми, перечеркиваются ручкой. Вариант составления в специализированной программе показан на видео: Основные разновидности В разных компаниях существуют собственные бланки и утвержденные образцы описей документов, которые составляются по единым правилам. В зависимости от назначения документов выделяют несколько их групп: Внутренние — для передачи комплекта бумаг в пределах одного предприятия, отдела, филиала или между разными филиалами, структурными подразделениями крупной компании. Описи для передачи документов сторонним компаниям — эти шаблоны могут разрабатываться с учетом других соображений, в зависимости от того, какую дополнительную информацию следует предоставить контрагентам, представителям налоговой, прочих государственных ведомств. Самая обширная классификация связана с тем, какие именно документы описываются для передачи в другую фирму или для внутреннего использования.

Внутренняя опись документов дела

В делопроизводстве всегда важным итоговым результатом при формировании какого-либо комплекта документов является опись содержания тех самых документов в том или ином комплекте. Это обязательно необходимый документ при осуществлении и систематизации учета особо важных и ценных дел, где содержится достоверная информация предприятия. Опись документов, его бланк может быть унифицированной.

Они в обязательном порядке составляются при подготовке документов хозяйствующих субъектов для сдачи в архив. Прием документов в архив регламентируется своими нормативными актами, которые соответственно предъявляют определенные требования к порядку оформления описей сдаваемых документов.

Необходимость описи Опись - это упорядоченное перечисление названий наименований документов, содержащихся в том или ином комплекте сведений. В нем отражают краткое содержание документов.

Важность изготовления описей документов трудно переоценить. Это объясняется тем, что, в последствии, спустя некоторое время, при возникновении необходимости выяснения различных обстоятельств в тех или иных вопросах, неизбежно приходится обращаться к письменным сведениям. А они содержатся в документах, которые можно отыскать в архивных материалах.

Там все систематизировано и упорядочено в описях документов размещенных по временным параметрам, то есть по датам. Таким образом можно сделать вывод о необходимости описей. Цель составления описей — упорядочение, систематизация, оформление и сохранность документов.

Опись документов бланк

Документы, содержащие управленческую информацию планы, аргументация, деловая переписка. Если организация ведет учет описей, необходимо ставить порядковый номер. Как правило, опись заверяется двумя сторонами: передающей и принимающей. В некоторых ситуациях опись может заверить руководитель или другое уполномоченное на это лицо. В любом случае должность подписавшего лица должна быть указана согласно тарификационному списку. Помимо подписи, необходимо поставить дату составления документа. Если опись предназначена для вышестоящей инстанции, то ее нужно составлять и заверять в двух экземплярах.

Опись документов: правила использования и оформления

Количество листов в документе; Общее количество передаваемых дел, с указанием листов. Данные лица, получившего данные документы, его подпись, а так же данные документа, на основании которого сотрудник имеет право получать эти дела доверенность, приказ. Образец описи документов для передачи в стороннюю компанию Наиболее простой образец описи. Самое ответственное занятие — заполнение табличной части с указанием документов, передаваемых в другую организацию. Образец описи документов для передачи в стороннюю компанию скачать Образец описи документов, передаваемых на хранение в государственный архив Некоторые компании передают дела на хранение в архивы. Передача документов в этот государственный орган — дело кропотливое, требующее предварительной подготовки. Сначала необходимо сложить листы определенным образом, обязательно пронумеровать, оформить внутреннюю опись для каждого дела с указанием страниц. Для передачи дел в архив обычный образец описи не подойдет. Необходимо использовать регламентированный.

ПОСМОТРИТЕ ВИДЕО ПО ТЕМЕ: Памятка по подготовке и передаче документов в архив

Как составить опись передаваемых документов

В делопроизводстве всегда важным итоговым результатом при формировании какого-либо комплекта документов является опись содержания тех самых документов в том или ином комплекте. Это обязательно необходимый документ при осуществлении и систематизации учета особо важных и ценных дел, где содержится достоверная информация предприятия. Опись документов, его бланк может быть унифицированной. Они в обязательном порядке составляются при подготовке документов хозяйствующих субъектов для сдачи в архив.

Правовые особенности оформления описи документов, бланк и образец, а также бесплатные советы адвокатов. Прежде всего, следует разграничивать опись передаваемых документов как Для фиксации факта передачи документа необходимо составить. В статье рассказывается, как составлять описи документов разных видов, как вносить дела в описи, где взять их формы, приводятся.

Опись документов — это перечень, который подтверждает передачу ее в определенном количестве и составе. Бланк описи документов для передачи можно подготовить один раз и использовать его многократно в дальнейшем. Он подтверждает факт их передачи, фиксирует количество и наименования.

Составляем опись документов в налоговую - образец

Она является обязательным документом в процессе учета дел с особо ценной для компании информацией. Внутренняя опись документов дела имеет унифицированную форму и заполняется на отдельном листе. Внутренняя опись дела должна быть подписана составителем. В том случае если дело переплетено или подшито без бланка внутреннее описи, то она приклеивается к внутреннее стороне лицевой обложки дела. В архиве организации понятие дела и единиц хранения равноценно. Правила заполнения внутренней описи документов дела Порядковый номер Указывается порядковый номер документа в деле. Дата документа В графе проставляется дата регистрации документа или дата подписи документа если документ не был зарегистрирован. Заголовок документа Заголовок документа включает в себя краткое содержание документа. Номера листов Нужно указать номера листов документа.

Все происходит в несколько кликов, без очередей и стрессов. Попробуйте и Вы удивитесь, как это стало просто! В делопроизводстве В делопроизводстве должна выполняться опись только документов, требующих временного или постоянного хранения. Речь идет о личных , судебных или следственных делах. Можно проводить опись документов, потеря которых грозит служебной неприятностью.

.

.

.

ВИДЕО ПО ТЕМЕ: ГАРАНТИЯ СПОКОЙСТВИЯ или правильная почтовая опись