Перечень документов в личном деле работника

Кадры Какие документы хранятся в личном деле работника Из чего состоит личное дело? Какие документы подшивать, а какие не нужно? Как правильно организовать ведение и хранение? Эти и другие вопросы часто не дают покоя кадровикам. Разбираемся в статье.

Какие документы хранятся в личном деле работника. Из чего Порядок ведения и перечень документов в личное дело сотрудника утверждается. Справка о состоянии здоровья замерщика пластиковых окон не требуется, а перечень документов в личном деле работника гальванического цеха. Перечень бумаг, которые в него входят, не регламентирован (за Как и опись документов в личном деле работника, образец описи для личных дел.

Перечень документов в личном деле сотрудника

Обязательное ведение личных дел работников предусмотрено, например, на государственной гражданской службе в соответствии со ст. В негосударственных компаниях обязательность и порядок ведения определяется ЛНА работодателя. На предприятиях личные дела целесообразно вести на следующие основные категории работников: руководители — глава предприятия, его заместители, помощники; руководители структурных подразделений и их заместители; главные ведущие специалисты; работники, на которых возложена полная материальная ответственность; работники, включенные в кадровый резерв для выдвижения на наиболее важные должности; работники, обеспечивающие функционирование аппарата управления деятельностью предприятия. Однако во многих организациях такие подборки заводятся на всех работников независимо от статуса и выполняемой работы включая технический персонал , так как удобно иметь информацию о каждом в одном месте. Какие документы можно и нельзя хранить в личном деле Вести личные дела необязательно. Но это не значит, что удастся спрятать их от инспектора, который придет с проверкой. Не забывайте, что можно хранить далеко не все данные, которые связаны с сотрудником и его работой. На государственных гражданских служащих собирают персональные данные и иные сведения, связанные с поступлением на гражданскую службу, ее прохождением, и необходимые для обеспечения деятельности государственного органа ч. В состав включают следующие документы: внутреннюю опись; личный листок по учету кадров или анкету; удостоверяющий личность копию ; автобиографию; об образовании, квалификации или наличии специальных знаний, если предоставление их обязательно для занятия соответствующей должности копии ; копию страхового свидетельства государственного пенсионного страхования; копию свидетельства о постановке на учет физического лица в налоговом органе при наличии ; о воинском учете для военнообязанных и лиц, подлежащих призыву на военную службу копии ; результаты предварительного медицинского осмотра , проводимого с целью определения пригодности для выполнения поручаемой работы в случаях, предусмотренных законом ; подтверждающие право работника на налоговые вычеты, предусмотренные ст. Опасные формулировки в типовом трудовом договоре Роструда. На что заменить Оформление личного дела Документы собирают, как правило, в отдельной папке на каждого сотрудника. Это самая удобная форма систематизации персональных данных. Запрещается получать, обрабатывать и приобщать к личному делу работника персональные данные о его политических, религиозных и иных убеждениях, частной жизни, членстве в общественных объединениях, в том числе в профессиональных союзах.

Какие документы хранятся в личном деле сотрудника

Кадры Какие документы хранятся в личном деле работника Из чего состоит личное дело? Какие документы подшивать, а какие не нужно? Как правильно организовать ведение и хранение? Эти и другие вопросы часто не дают покоя кадровикам. Разбираемся в статье. Обязательное их ведение предусмотрено законодательством РФ в отношении государственных и муниципальных служащих. Так как они содержат персональные данные, работодатель обязан обеспечить надежность их ведения, хранения и порядок выдачи.

Из чего состоит структура Обычно это папка, в которую подшиваются документы, связанные с оформлением работника, периодом работы, его увольнением из организации и необходимые для обеспечения деятельности организации.

Каждое дело ведется в одном экземпляре, официальные бумаги в нем подшиваются по хронологии, брошюруются, нумеруются, к делу обязательно прилагается внутренняя опись. Порядок ведения и перечень документов в личное дело сотрудника утверждается работодателем. Обычно в данный перечень включают: согласие на обработку персональных данных; копии документов об образовании, подтверждающие квалификацию работника; заключение медицинской комиссии если требуется для занимаемой должности ; справку о наличии отсутствии судимости если требуется ; трудовой договор экземпляр работодателя ; копию приказа о приеме на работу; договор о неразглашении конфиденциальной информации, коммерческой тайны и др.

В период работы досье пополняют: аттестационные листы, характеристики отзывы о работе ; копии документов о повышении квалификации; копии приказов о перемещении, поощрениях, объявленных взысканиях; дополнительные соглашения к трудовому договору; докладные и служебные записки, объяснения, акты, уведомления и др. При увольнении в дело подшиваются заявление и копия приказа об увольнении. Мы разобрались, какие документы хранятся в личном деле сотрудника. Сколько хранить Такое досье — документ длительного хранения.

Поэтому не нужно подшивать в него бумаги, срок хранения которых составляет менее 5 лет заявления и приказы на отпуск, отгул, справки с места жительства, о состоянии здоровья и т. Запрещается получать, обрабатывать и приобщать к личному делу персональные данные, не установленные ФЗ о политических, религиозных и иных убеждениях, частной жизни, членстве в общественных объединениях, в том числе в профессиональных союзах. Также запрещается хранить подлинники дипломов, военного билета, трудовой книжки и т.

Следует отметить, что в отношении госслужащих приобщение и хранение копий персональных документов в их персональных делах предусмотрено нормативным актом п. В отношении других категорий работников коммерческие, бюджетные организации обработка персональных данных может осуществляться в рамках заранее определенных, законных целей и ограничивается их достижением ч. То есть чтобы хранить копии персональных документов, в Инструкции по работе с личными делами необходимо зафиксировать их перечень и обосновать цели их хранения.

Учет, внесение изменений и хранение Сформированные личные дела регистрируются в журнале их учета. Номер дела и порядковый номер в журнале должны совпадать. Форма журнала не регламентирована. Информация, хранящаяся в деле, должна быть актуальной. Поэтому в обязанность кадровых служб входит своевременное внесение в них всех изменений персональных данных, регистрации актов гражданского состояния, смены должности и пр.

Для того чтобы внести соответствующие изменения в учетные документы, работник должен подать заявление на имя руководителя организации и приложить к нему копии бумаг, служащих основанием для внесения правок. Нельзя вносить изменения со слов сотрудника, а им запрещается самостоятельно вносить какие-либо корректировки, изымать имеющиеся в нем документы и приобщать новые.

Личные дела должны храниться в месте, обеспечивающем к ним ограниченный доступ. Это могут быть как отдельные помещения, так и металлические запирающиеся шкафы сейфы. Дела уволенных работников хранятся отдельно от действующих, а по истечении трех лет передаются в архив для госслужащих — по истечении 10 лет.

Выдача личных дел работников Порядок выдачи персональных дел во временное пользование должен быть утвержден в ЛНА. В нем необходимо зафиксировать правила и сроки выдачи документов работникам и сторонним организациям. Личные дела во временное пользование выдаются только сотрудникам, которым это право предоставлено приказом руководителя. Дела выдаются на время, необходимое для выполнения конкретной задачи. Как правило, оно ограничивается пределами рабочего дня.

По окончании рабочего времени кадровые работники обязаны проверить наличие папок в хранилище и принять меры по их возвращению в случае необходимости. Работники могут ознакомиться с материалами своего дела с разрешения руководителя кадровой службы по заявлению в случаях, предусмотренных законодательством РФ, а также запрашивать из него копии любых документов.

Ознакомление с материалами дела производится в специально оборудованном помещении под подпись в присутствии кадрового работника, ответственного за эту работу. Сторонним организациям дело выдается только с разрешения руководителя организации при поступлении официального запроса, в котором обязательно должна быть указана цель получения информации. В случае принятия положительного решения по запросу дополнительно оформляется акт в 2-х экземплярах, которые подписываются руководителями обеих сторон и заверяются печатями.

Один экземпляр акта остается в организации, второй направляется вместе с делом. В акте указывается срок, на который выдается личное дело, цель его выдачи, количество листов и т.

Стоит отметить, что согласно ФЗ от 27. Все факты выдачи личных дел фиксируются в соответствующем журнале либо на каждое дело заводится контрольная карточка, в которой отражается данная информация, и карточка-заместитель, которая ставится взамен дела.

Что должно храниться в личном деле сотрудника

Опись — это список документации, которая собрана в общее дело, либо перечень дел, которые объединены общим признаком опись дел с ведомостями, опись дел по личному составу и т. Этот вид описи обычно оформляется при отправке дел на хранение в архивы. Что такое личное дело сотрудника Личное дело — это совокупность всей документации, касающейся определенного человека. Как правило, эти бумаги скрепляются в отдельное дело, либо собираются в папке. Перечень бумаг, которые в него входят, не регламентирован за исключением государственных учреждений , поэтому компания вправе самостоятельно его определять и устанавливать.

Перечень документов в личном деле работника

Здесь существует жесткий регламент ведения личных дел, прописанный в президентском указе от 01. Дело необходимо заводить сразу после назначения соискателя на государственную должность. Знакомиться с содержанием личных дел сотрудников, кроме работников кадровой службы, могут правоохранительные органы. Однако доступ к документам даже они получают только по предварительному запросу. После ознакомления дела должны вернуться обратно. Для частных предприятий ведение личных дел штатных работников обязанностью не является. Поэтому заводятся такие документы по личной инициативе руководителя. В то же время решение это обязывает работодателя позаботиться о сохранности информации.

Внутренняя опись документов личного дела работника: образец

На таких сотрудников целесообразно завести личное дело вне зависимости от формы и времени его трудоустройства — по совместительству или на основной работе он трудится, по срочному трудовому договору или на постоянной основе. Реже обеспечиваются личными делами должности, для которых не предусмотрены образовательные, квалификационные или другие специальные требования, например, уборщица, вахтер, дворник и т. Сроки оформления личного дела Как правило, впервые личное дело заводится на сотрудника после подписания приказа о его трудоустройстве и его ознакомления с этим приказом. Личное дело ведется, пополняется документацией, обновляется в течение всего времени работы сотрудника на данного работодателя. В отличие от личных дел на государственной службе, у частных предпринимателей не принято предавать личные дела при смене рабочего места.

Перечень бумаг, которые в него входят, не регламентирован (за Как и опись документов в личном деле работника, образец описи для личных дел. Какие документы работника должны быть в личном деле? Личное Перечень документов личного дела работника определено законодательством. Какие документы могут в перечень документов личного дела и ее.

Форма контрольной карточки содержится в приложении 6 к Инструкции о личных делах. Какие документы должны быть в личном деле сотрудника Пояснение Заявление о зачислении учащегося в ОУ.

Документы для личного дела работника и его формирование

Трудовые книжки следует держать отдельно от прочей кадровой документации. Как правило, под них выделяют надежный сейф, к которому имеет доступ только кадровик. Как правильно вести Нужно понимать, заводя личное дело сотрудника, что должно быть в 2019 году в его составе. Однако сформировать его один раз и навсегда не получится. Информацию нужно своевременно обновлять. А делать это можно только по письменному заявлению сотрудника.

Перечень документов которые должны быть в личном деле работника 2019

Как заполнить кадровые документы? Какой Список документов? Как формировать личные дела сотрудников? Нужно ли заводить личное дело на совместителя?

Какие документы хранятся в личном деле работника

.

.

.

ВИДЕО ПО ТЕМЕ: Личное дело работника - Елена А. Пономарева