Договор на уничтожение документов

Накопились документы: как с ними поступить, чтобы не нарушить закон Наша жизнь тесно связана с огромным количеством бумаг. Даже в обычной квартире можно обнаружить залежи разного рода макулатуры к примеру, счета на оплату или копии личных документов. В компаниях и учреждениях бумажные завалы образуются в несравнимо больших объемах распорядительные, административно-хозяйственные, бухгалтерские, кадровые и другие документы. Обычному гражданину избавиться от ненужных бумаг можно без особых проблем — провести генеральную уборку и выбросить весь ненужный бумажный хлам. Никаких особых процедур при этом соблюдать не потребуется — даже если случайно будет уничтожено что-то ценное, наказания не последует. Правда, в такой ситуации придется потратить время и средства на восстановление утраченного документа. Совсем иные требования предъявляются к уничтожению документов, образовавшихся в процессе деятельности различных компаний.

Уничтожение документов от компании Архивный Центр. Акт об уничтожении документов составляется тогда, когда предприятие или организация избавляется от накопленных за годы работы бумаг. Это могут. Уничтожение документов с экспертой комиссией и без нее. документов, оформляется стандартный договор возмездного оказания услуг. Типовую.

Для чего нужен договор на уничтожение документов

Этот срок должен наступить к 1 января последующего года. Архивная обработка документов, сдача в архив документов по личному составу, архивирование документов, архивное делопроизводство, архивация документов, архивное хранение документов, переплет документов, уничтожение архивных. Любая из перечисленных причин должна быть официально подтверждена. Так, например, если имеет место правонарушение незаконное проникновение в офис и воровство документа , в правоохранительных органах нужно получить справку о том, что это на самом деле произошло. Основной документ, сопровождающий процедуру уничтожения — акт о выделении документов к уничтожению. Он представляет собой перечень различных документов, предложенных к ликвидации, с указанием их числа. Установлены правила, регламентирующие хранение. Их перечень утвержден 6 октября 2006 года. Тип архива не имеет значения: документы могут храниться как в собственном, так и принадлежащем компании архиве. Сюда относятся приказы о назначении и перемещении сотрудников, личные дела, табели по опасным производствам и прочее. Таким образом, можно выделить ключевые документы, которые не подлежат ликвидации. К документам с бессрочным периодом хранения относятся годовая бухгалтерская и налоговая отчетность, годовые бухгалтерские балансы. В случае любой проверки или притязаний со стороны налоговых органов такая документация подтвердит, что все выплаты в бюджет фирма произвела полностью, и их суммы можно проверить в любой момент. Комиссия, сформированная в учреждении, отбирает документы, которые нужно хранить постоянно. Такой список составляется по возрастанию от начала года к его окончанию. Четыре экземпляра этого списка подписывает руководитель. Документы с бессрочным периодом хранения отправляются в государственный архив или помещаются в собственный. Каждый год составляется приказ с указанием ответственного за сохранность лица.

Все про утилизацию архивных и бухгалтерских документов

До непосредственного процесса утилизации документации владельцу бумаг нужно осуществить их подготовку, в ходе которой необходимо: Определить ценность документов посредством проведения экспертизы согласно установленным государством нормам. Выделить ряд бумажных носителей информации с истекшим сроком хранения. Составить акт о выделении для утилизации документов, не подлежащих хранению. Получить разрешение на уничтожение от органов государственной власти.

Далее документы отправляются на утилизацию. Ознакомимся с некоторыми моментами порядка уничтожения документации более подробно. В соответствии с российским законодательством утилизироваться может лишь просроченная документация, то есть уничтожению подлежат только документы временного до 10 лет хранения. Документация, относящаяся к типу регулярного хранения, должна быть отправлена на сохранение в архивы на неограниченное время от 75 лет.

Экспертизу проводит комиссия, состоящая из квалифицированных специалистов от каждого подразделения организации и возглавляемая выбираемым председателем. При выявлении комиссией нарушений документация переоформляется и разделяется на обособленные категории. Экспертной комиссией определяется ценность всех проверяемых бумаг и составляется список документов, подлежащих утилизации.

Форма и бланк этого списка произвольные. Далее все данные о выделенной документации переписываются в отдельный акт с указанием в нем количества дел, их заголовков, сроков проведения работ с документами, статей, согласно которым будет осуществлено уничтожение бумаг, и т.

На следующем этапе руководителем организации подписываются акт и приказ на утилизацию документов. Нюансы уничтожения бухгалтерских документов организации Вся бухгалтерская документация учетные регистры, бухотчетность, счет-фактуры и т. Из этого следует, что утилизация бухгалтерских документов и составление соответствующего акта не могут производиться ранее, чем истечет пятилетний период обязательного хранения этих бумаг. Вся отчетная документация о проведении финансовых манипуляций предприятием подвергается проверкам налоговых служб.

В связи с этим руководители организаций за неправомерное и осознанное уничтожение бухгалтерских документов могут быть привлечены к уголовной ответственности согласно УК РФ. Обратите внимание! Деятельность организации за определенный срок может быть убыточной, при этом предприниматель имеет право перенести убыток на будущие налоговые периоды.

Воспользовавшись такой возможностью, руководитель организации не может уничтожать документы о подтверждении размера убытка в продолжение полного срока его переноса. После истечения установленного законодательно времени хранения бухгалтерской документации осуществляется составление акта на утилизации в вышеописанном порядке.

Нюансы утилизации архивных документов организации На простом языке акт о выделении на уничтожение документов архива — это список бумажных носителей информации, которые должны быть удалены ввиду истечения срока их хранения. Также в акте указываются способы и правила утилизации выделенной бумажной массы. Противозаконное уничтожение документации архива предприятия предполагает привлечение руководства к административной или уголовной ответственности.

Правильно, когда составление акта осуществляется опытным архивариусом, знания которого помогают избежать серьезных нарушений. Иногда в организации помимо простых архивных бумаг необходимо произвести утилизацию просроченных конфиденциальных документов. Процесс уничтожения документации с грифом секретности происходит особенным образом: Составление списка таких документов осуществляется в отдельном акте.

Утилизацию проводят в месте, не доступном для посторонних. Наиболее надежный способ удаления конфиденциальных бумаг — сжигание. Руководителем организации издается специальный приказ, согласно которому действуют члены экспертной комиссии, подготавливающие совокупность секретных документов к уничтожению. О сроках хранения документов, об ответственности за незаконную их утилизацию, а также о подготовке документации к уничтожению рассказывает аудитор Ирина Мамина в следующем видео.

Способы утилизации документов Основные способы утилизации документов, применяемые на сегодняшний день: шредирование — наиболее распространенный и простой; сжигание в специальных печах — экологически не безопасный; выездная утилизация — осуществляет специализированная компания. Небольшие организации вправе проводить самостоятельное уничтожение например, путем простого разрезания бумажных носителей, если последние не являются секретными и у них истек срок хранения.

Рассмотрим перечисленные способы подробнее. Шредер, установленный в организации, позволяет осуществлять одновременное уничтожение бумаг в размере 7-85 листов. В состав установки входит емкость, рассчитанная на объем от 13 до 300 литров. Как правило, большинство организаций устанавливают в свои офисы стационарные шредерные машины. В зависимости от техники измельчения документов шредеры подразделяются на: плоскорезы — производят разрезание бумаг на тонкие полосы и их сбрасывание в специальную емкость; крошители — превращают бумажные листы в крошку, используются при утилизации секретной документации; шлифмашины — оснащены экраном, позволяющим осуществлять регулировку ширины разрезаемых документов; промышленные — применяются для уничтожения бумаги высокой плотности.

Шредерные машины способны измельчать бумаги на полосы с шириной 3,9-6 мм и на крошку с диаметром меньше 0,5 мм, величины получаемых фрагментов зависят от степени секретности документов.

Производить сжигание документации по всем требованиям закона могут лишь специализированные компании с использованием высокотемпературных печей, в которых также утилизируются информационные носители с пластиковым корпусом дискеты, флешки и т.

Специалисты утилизирующей организации помещают бумаги в опечатанную емкость, заключают договор хранения с заказчиком и перевозят контейнеры к месту термической утилизации отходов. На заводе документы помещаются в печь и полностью сжигаются в ней.

В качестве подтверждения проведенного процесса заказчику выдается акт утилизации. Выездная утилизация подразумевает выезд работников специализированных компаний к организации заказчика для уничтожения бумаг на месте. Процесс происходит с применением промышленного шредера, который располагается в грузовой машине.

Эта установка обеспечивает высокую производительность: в течение 1 часа она может измельчить до 2 тонн бумажных носителей информации. Однако утилизируемый таким способом документ можно если постараться восстановить.

В связи с этим выездной шредер не пригоден для уничтожения конфиденциальной документации. Вслед за измельчением документы, превратившиеся уже в отходы, подвергаются прессованию и транспортировке к месту последующей переработки.

Поэтому бумажные отходы следует сдавать в специальные пункты приема или компаниям, которые занимаются переработкой макулатуры контакты таких точек сбора и организаций несложно найти в Интернете. Предприятие — источник измельченного сырья — заключает договор на вывоз и переработку бумажного мусора на индивидуальных условиях.

Из такого вторсырья на заводах получают множество новых товаров: лотки под яйца, картонные коробки под напитки и пр.

Фирмы, занимающиеся утилизацией Иногда организациям гораздо проще и удобнее воспользоваться услугами по утилизации, предоставляемыми специализированными фирмами, нежели осуществлять процесс самостоятельно.

Вот некоторые положения, выполняемые современными утилизирующими компаниями: уничтожение документов архива может происходить в присутствии сотрудника организации — заказчика; процесс может сниматься на видеокамеру; после непосредственного уничтожения документации заказчику выдают акт об утилизации образец представлен ниже ; вся процедура соответствует требованиям российского законодательства; измельченное сырье отправляется на дальнейшую переработку для получения новых изделий; по желанию заказчика может производиться выделение дел на уничтожение с выдачей соответствующего акта.

Москва и г. Цены на услуги в одной из московских фирм: составление перечня бумаг на уничтожение — 1 дело — 25 руб. При уничтожении каких документов лучше воспользоваться услугами фирм Самостоятельно организация может легко утилизировать небольшие объемы просроченных документов, не имеющих секретных данных. Если же уничтожить нужно большое количество бумаг, документацию бухгалтерий или с грифом секретности, лучше воспользоваться услугами специализированных фирм.

Специалисты таких компаний не только произведут конфиденциальную утилизацию документов, но и помогут правильно составить акт о выделении дел, что обезопасит заказчика от наказаний со стороны органов власти. Небольшая компания может заниматься самостоятельным уничтожением документации, установив офисные шредеры.

Однако при утилизации бумаг крупных и важных организаций будет безопаснее обратиться в фирму с квалифицированными работниками и опытными архивариусами.

Акт о выделении к уничтожению документов не подлежащих хранению

Скачать пустой бланк акта об уничтожении документов. Обычно это сотрудники разных структурных подразделений предприятия, в том числе и того отдела, документы которого подлежат утилизации. Подписи каждого из них должны стоять на акте об уничтожении бумаг. При этом не стоит забывать о том, что члены комиссии несут ответственность за уничтожаемые документы. Именно поэтому к данному процессу стоит относиться очень внимательно, чтобы не допустить утилизации бумаг, не утративших своего значения.

Уничтожаем документы с экспертной комиссией и без нее

В общем виде это список разновидностей документов, предполагаемых к уничтожению, с указанием их количества. В акте на уничтожение указываются номера статей и нормативные документы, к которым относятся эти статьи. На их основании этих статей, если документ не содержит иных сведений определяется срок хранения документов. В частности указываются и годы, за которые отобраны документы в акт о выделении документов на уничтожение. Нельзя занижать или завышать количество документов по позиции, а так же опускать некоторые позиции, даже если количество документов в них мало — при проверке этот факт легко проявляется. Важно не допускать уничтожения документов, срок хранения которых не истек. Если количество документов не будет соответствовать реальности, может быть сделан вывод о незаконном уничтожении документов, и документы формально будут находится в организации, а это может обернутся серьезными проблемами при запросе.

ПОСМОТРИТЕ ВИДЕО ПО ТЕМЕ: Уничтожение документов

Акт на уничтожение документов

До непосредственного процесса утилизации документации владельцу бумаг нужно осуществить их подготовку, в ходе которой необходимо: Определить ценность документов посредством проведения экспертизы согласно установленным государством нормам. Выделить ряд бумажных носителей информации с истекшим сроком хранения. Составить акт о выделении для утилизации документов, не подлежащих хранению. Получить разрешение на уничтожение от органов государственной власти. Далее документы отправляются на утилизацию.

Уничтожение документов с экспертой комиссией и без нее. документов, оформляется стандартный договор возмездного оказания услуг. Типовую. Конфиденциальное уничтожение документов, не подлежащих хранению методом настоящего Договора Исполнитель составляет и передает. На простом языке акт о выделении на уничтожение документов архива – это . заключают договор хранения с заказчиком и перевозят контейнеры к.

Для чего нужен договор на уничтожение документов Для чего нужен договор на уничтожение документов Уничтожение архивных документов приходится организовывать всем предприятиям. Нельзя просто выкинуть ненужные бумаги в мусорный бак или сжечь. Процесс утилизации требует соблюдения норм законодательства. Избавить офис от документов с истекшим сроком хранения по правилам и вовремя мешает нехватка специалистов, а еще опасения, что среди бумаг случайно окажутся нужные.

Уничтожение документов с истекшими сроками хранения (акт)

.

Уничтожение документов

.

.

.

.

ВИДЕО ПО ТЕМЕ: Порядок уничтожения документов. ЧАСТЬ 3