Приказ о введении инструкции по делопроизводству

Инструкция по делопроизводству в министерстве экономического развития Российской Федерации I. Общие положения 1. Настоящая Инструкция устанавливает единые требования к подготовке, обработке, хранению и использованию образующихся в результате деятельности Министерства экономического развития Российской Федерации далее - Министерство документов. Положения настоящей Инструкции распространяются на организацию работы с документами независимо от вида носителя, в том числе с электронными документами, включая подготовку, обработку, хранение и использование документов с помощью информационных технологий. Организация делопроизводства в Министерстве осуществляется с использованием Системы электронного документооборота СЭДО в соответствии с законодательством Российской Федерации.

При желании можно подготовить приказ о введении в действие инструкции по делопроизводству вместо указанного примера. Тогда заменяете в тексте . О введении Инструкции по делопроизводству. В целях совершенствования работы с документами на предприятии и обеспечения их сохранности. Утверждена новая Инструкция по делопроизводству в организации. Приказ об утверждении и введении в действие Инструкции по делопроизводству.

Образец приказа об утверждении инструкции по делопроизводству

Каковы этапы внедрения новой Инструкции в процессы делопроизводства? Их надо отражать в приказе о введении в действие, как это лучше сделать? Когда и как ознакомить с новым документом? Действительно, лет 10 назад считалось, что сначала необходимо утвердить Инструкцию по делопроизводству первый пункт соответствующего приказа , а потом в том же приказе перечислить мероприятия по ее введению в действие с указанием сроков и ответственных за исполнение. А иногда в подобном приказе Инструкция по делопроизводству утверждалась одновременно с утверждением плана мероприятий по ее внедрению. И такой порядок означал, что с момента своего утверждения Инструкция по делопроизводству фактически не вступала в силу, не начинала применяться. Ведь обучение не было проведено, настройки в СЭД не сделаны, необходимые бланки не заказаны и т. В настоящее время все функции службы делопроизводства должны планироваться по месячным, квартальным и годовым планам и согласовываться с планами иных подразделений. Разработку новой Инструкции по делопроизводству или внесение изменений в действующую служба делопроизводства осуществляет в рамках закрепленных за ней функций и в плановом порядке. И все подготовительные мероприятия, необходимые для обеспечения работы с документами в соответствии с новой Инструкцией, заранее готовятся и поэтапно осуществляются. Например, совместно с отделом кадров и ИТ-подразделением служба делопроизводства: проводит обучение ответственных за делопроизводство в структурных подразделениях. В тестовом режиме эти сотрудники работают в заранее настроенных шаблонах, карточках, базах данных и представлениях СЭД в соответствии с правами доступа. В должностные инструкции ответственных в подразделениях могут вноситься изменения в части обязанностей, прав и ответственности по отношению к требованиям Инструкции по делопроизводству. С новыми версиями должностных инструкций сотрудники знакомятся под подпись после утверждения и введения в действие Инструкции по делопроизводству день в день или через 1-2 дня ; обучение руководителей структурных подразделений, которые отвечают за документальные и архивные фонды своих подразделений и должны передавать дела и документы возглавляемых ими подразделений по акту приема-передачи в случае своего увольнения или долговременного отсутствия более 30 дней.

Приказ Росархива от 11.04.2018 N 44

Общие положения 1. Примерная инструкция по делопроизводству в государственных организациях далее - Примерная инструкция разработана в соответствии с Положением о Федеральном архивном агентстве, утвержденным Указом Президента Российской Федерации от 22 июня 2016 года N 293 Собрание законодательства Российской Федерации, 2016, N 26, ст.

Примерная инструкция разработана в целях совершенствования делопроизводства и повышения эффективности работы с документами путем регламентации на единой правовой и методической основе правил подготовки документов, технологий работы с ними, организации их текущего хранения и подготовки к передаче в архив организации. Примерная инструкция устанавливает требования к документированию управленческой деятельности и организации работы с документами в делопроизводстве государственных организаций далее - организация , независимо от их организационно-правовой формы, целей и видов деятельности.

Положения Примерной инструкции распространяются на организацию работы с организационно-распорядительными документами независимо от вида носителя, включая подготовку, регистрацию, учет и контроль исполнения документов, организацию их текущего хранения, осуществляемые с помощью информационно-коммуникационных технологий. Особенности организации работы с документами, содержащими информацию ограниченного доступа коммерческую тайну, персональные данные и иную конфиденциальную информацию , регулируются отдельными нормативными актами, утверждаемыми руководителем организации.

Служба делопроизводства организации действует на основании положения о ней, утверждаемого руководителем организации и определяющего задачи и функции подразделения, его права и ответственность. Ответственность за организацию работы с документами в подразделениях организации возлагается на руководителей этих подразделений. Непосредственное ведение делопроизводства в подразделениях организации осуществляется делопроизводителем или иным работником подразделения, на которого возложены обязанности по ведению делопроизводства далее - делопроизводитель подразделения.

Должностные обязанности, права и ответственность работников Службы делопроизводства, делопроизводителей подразделений и иных работников, ответственных за организацию работы с документами, определяются должностными инструкциями. На период отпуска, командировки, болезни или в случае увольнения работники структурных подразделений организации обязаны передавать все находящиеся на исполнении документы делопроизводителю подразделения или другому работнику по указанию руководителя подразделения.

При смене делопроизводителя подразделения составляется акт приема-передачи документов и дел. Содержание служебных документов не подлежит разглашению. Взаимодействие со средствами массовой информации, передача им какой-либо информации или документов и их копий допускается только с разрешения руководителя организации или иного уполномоченного им должностного лица.

При утрате документов делопроизводитель подразделения информирует руководителя структурного подразделения и Службу делопроизводства организации, после чего организуется розыск документов. Если розыск документов не дает результата составляется акт, в котором указываются данные утраченного документа, а также обстоятельства, при которых произошла утрата, после чего предпринимаются меры по замещению данного документа заверенной копией документа.

На основе Примерной инструкции в организации разрабатывается индивидуальная инструкция по делопроизводству, утверждаемая руководителем организации. В целях организации работы с документами в филиалах организации и обособленных структурных подразделениях могут быть введены инструкции по организации работы с документами, дополняющие индивидуальную инструкцию по делопроизводству организации, но не противоречащие ей.

Правила работы с документами в системе электронного документооборота организации далее - СЭД и иных информационных системах, в которых осуществляется создание включение и хранение документов, не должны входить в противоречие с положениями Примерной инструкции. Документирование управленческой деятельности 2.

В соответствии с законодательством Российской Федерации, локальными нормативными актами в организации издаются организационно-распорядительные документы. Организационно-распорядительные документы, создаваемые в деятельности организации, должны быть оформлены по правилам, установленным индивидуальной инструкцией по делопроизводству организации.

Вносить какие-либо исправления или добавления в подписанные утвержденные документы не допускается. Особенности оформления документов, создаваемых в структурных подразделениях организации и отражающих специфику их деятельности, а также правила организации работы с данными документами могут устанавливаться отдельными локальными нормативными актами организации.

Создание документов в организации, использующей СЭД, в целях повышения эффективности использования СЭД, осуществляется с использованием шаблонов бланков документов и шаблонов документов. Электронные шаблоны бланков документов должны быть идентичны бланкам документов на бумажном носителе. Для создания документов, отражающих специфику деятельности структурных подразделений организации, и управления данными документами могут использоваться другие информационные системы.

Документы организации оформляются на бланках или стандартных листах бумаги формата A4. Для изготовления документов в организации используются: бланк приказа; бланк распоряжения; бланк письма для ведения переписки с организациями и гражданами, находящимися на территории Российской Федерации; бланк письма с реквизитами на русском и одном из иностранных языков для ведения переписки с зарубежными корреспондентами.

По решению руководителя в организации могут использоваться другие бланки: бланк письма руководителя организации или иного уполномоченного им лица, бланк протокола, бланк письма структурного подразделения. Для оформления резолюций на документе в организации могут использоваться бланки резолюций. При издании документов на стандартных листах бумаги на них воспроизводятся реквизиты, необходимые для документов конкретного вида или разновидности. Организационно-распорядительная документация.

Требования к оформлению документов" с Изменением N 1. Бланки документов организации изготавливаются типографским способом, средствами оперативной полиграфии или компьютерной техники. Документы изготавливаются на бумажном носителе и в форме электронных документов с соблюдением установленных правил оформления документов. Документы организации, оформленные как на бланке, так и без него, должны иметь поля не менее: 20 мм - левое; 20 мм - верхнее; 20 мм - нижнее.

Документы, издаваемые совместно одной или несколькими организациями, оформляются на стандартных листах бумаги с воспроизведением реквизитов всех организаций, участвующих в издании документа. При подготовке документов допускается использование лицевой и оборотной стороны листа. При двустороннем создании документов ширина левого поля на лицевой стороне листа и правого поля на оборотной стороне листа должны быть равны.

При создании документа на двух и более страницах вторую и последующие страницы нумеруют. Номера страниц проставляются по середине верхнего поля документа на расстоянии 10 мм от верхнего края листа. Для изготовления документов используется гарнитура шрифта по выбору организации, входящая в стандартный пакет офисного программного обеспечения, используемого организацией. При составлении таблиц допускается использование шрифтов меньших размеров - N 10, 11 пт. Абзацный отступ в тексте документа - 1,25 см.

Заголовки разделов и подразделов печатаются с абзацным отступом или центрируются по ширине текста. Текст документа печатается через 1 - 1,5 межстрочных интервала. Текст документа выравнивается по ширине листа.

Многострочные реквизиты печатаются через один межстрочный интервал, составные части реквизитов могут разделяться дополнительным интервалом. Если документ готовится для издания с уменьшением масштаба, текст печатается через два интервала.

Интервал между буквами в словах - обычный. Интервал между словами - один пробел. Строки реквизитов выравниваются по левой границе зоны расположения реквизита или центруются относительно самой длинной строки. Длина самой длинной строки реквизита при угловом расположении реквизитов не более 7,5 см. Длина самой длинной строки реквизита при продольном расположении реквизитов не более 12 см. Допускается выделять полужирным шрифтом реквизиты "адресат", "заголовок к тексту" или "подпись", а также отдельные фрагменты текста.

При подготовке многостраничных документов оформляется титульный лист. Состав реквизитов, используемых для оформления документов, определяется видом разновидностью организационно-распорядительного документа. Требования к оформлению документов", с Изменением N 1.

Приказ по делопроизводству

Общие положения 1. Примерная инструкция по делопроизводству в государственных организациях далее - Примерная инструкция разработана в соответствии с Положением о Федеральном архивном агентстве, утвержденным Указом Президента Российской Федерации от 22 июня 2016 года N 293 Собрание законодательства Российской Федерации, 2016, N 26, ст. Примерная инструкция разработана в целях совершенствования делопроизводства и повышения эффективности работы с документами путем регламентации на единой правовой и методической основе правил подготовки документов, технологий работы с ними, организации их текущего хранения и подготовки к передаче в архив организации. Примерная инструкция устанавливает требования к документированию управленческой деятельности и организации работы с документами в делопроизводстве государственных организаций далее - организация , независимо от их организационно-правовой формы, целей и видов деятельности. Положения Примерной инструкции распространяются на организацию работы с организационно-распорядительными документами независимо от вида носителя, включая подготовку, регистрацию, учет и контроль исполнения документов, организацию их текущего хранения, осуществляемые с помощью информационно-коммуникационных технологий. Особенности организации работы с документами, содержащими информацию ограниченного доступа коммерческую тайну, персональные данные и иную конфиденциальную информацию , регулируются отдельными нормативными актами, утверждаемыми руководителем организации.

Об утверждении Инструкции по делопроизводству (с изменениями на 28 апреля 2018 года)

Для чего составляют приказ по делопроизводству Приказом по делопроизводству утверждают локальный нормативный акт — Инструкцию или Положение. Они регламентируют ведение делопроизводства в организации. Инструкция по делопроизводству не является обязательным нормативным актом, но работодатель может принять его, чтобы установить единые требования: к ведению делопроизводства; к оформлению документов и форм учетной документации; к порядку обработки всех видов документов в организации. Порядок оформления и утверждения локального нормативного акта единый, независимо от того, является ли акт обязательным или необязательным. При поступлении на работу нового сотрудника под подпись знакомят со всеми локальными регламентами, которыми они обязаны будут руководствоваться в своей работе. Несоблюдение требований локальных актов, в том числе инструкции по делопроизводству утвержденной приказом, чревато для работника дисциплинарным взысканием. Неоднократное нарушение дисциплины может повлечь за собой увольнение.

ПОСМОТРИТЕ ВИДЕО ПО ТЕМЕ: Как правильно оформлять документы по делопроизводству

ПРИКАЗ ОБ УТВЕРЖДЕНИИ ИНСТРУКЦИИ ПО ДЕЛОПРОИЗВОДСТВУ

К записи 12 комментариев Полина 04 03 2014 Здравствуйте! Мой вопрос касается не приказа, а собственно инструкции по ДОУ. Переутверждать инструкцию по делопроизводству не надо, как и любую другую инструкцию. Изменения в инструкцию по делопроизводству вносятся по мере необходимости для организации, либо в связи с изменением нормативных документов, ГОСТов. В последнем случае можно даже разработать новую инструкцию.

Утверждена новая Инструкция по делопроизводству в организации. Приказ об утверждении и введении в действие Инструкции по делопроизводству. Примерная инструкция по делопроизводству в государственных . Бланк приказа (распоряжения) организации должен включать. Приказ о введении в действие инструкции по делопроизводству.

Приказа Минздрава Рязанской области от 28. Общие положения 1. Настоящая инструкция далее - Инструкция устанавливает требования к документированию управленческой деятельности и организации работы с документами в министерстве здравоохранения Рязанской области далее - Министерство. Требования Инструкции нацелены на повышение качества подготовки документов и совершенствование технологии работы с ними, расширение применения автоматизированных технологий, обеспечение четкости и оперативности работы структурных подразделений министерства.

Как ввести в действие новую Инструкцию по делопроизводству?

В распорядительный акт включают сведения о порядке исполнения, кто его контролирует, и сфера действия. Во вступительной части обосновывается необходимость издания документа и его назначение. Текст основной части обычно включает несколько пунктов. В первом содержится непосредственно указание о введении инструкции. Во втором пункте предписывается ознакомить с ней всех заинтересованных сотрудников. Третий пункт посвящен указанию ответственного за контроль исполнения указаний лица. Чаще все руководитель оставляет эту ответственность за собой. К приказу прилагается сама инструкция, о чем должна быть отметка в первом пункте текста, в верхней его части. Стоит помнить, что оба документа необходимо хранить вместе.

.

.

.

.

ВИДЕО ПО ТЕМЕ: Инструкция по делопроизводству