Что такое служебная записка определение

Руководитель компании не может обеспечить полный контроль за своими сотрудниками, чтобы выяснять, кто бездельничает или трудится с ленцой и т. Для этого существуют менеджеры структурных отделений, которые могут в любой момент написать жалобу на нарушителя, не выполняющего добросовестно свои должностные инструкции, чтобы он был привлечен к ответственности. Докладная записка — это такой бланк, обеспечивающий информационное сообщение руководству компании или менеджеру структурного отдела о всплывшей проблеме. В бланке отправитель описывает причину своего обращения и обращается с просьбой о принятии мер по возникшей проблеме. Докладная записка не регламентируется никакими ГОСТами и оформляется по установленным правилам. Если написанный бланк адресован руководству компании, она относится к внутреннему бланку, если же она отправляется за границы фирмы, к примеру, в высшие органы — то относится к внешней.

Служебная записка - форма внутренней переписки между данное вам в ссылке выше определение правильное, но не совсем полное. Как написать служебную записку (образец)? С таким вопросом периодически приходится сталкиваться представителям разных сфер деятельности. Для чего нужна служебная записка и пример ее написания. В каких случая писать записку и какой формат выбрать. Пример написания oblstomtver.ru файле.

Служебные записки: в каких случаях можно отказаться от бумаги

В подсистеме справочно-информационных документов или информационно-справочных , которые входят в систему организационно-распорядительной документации, он считается относительно новым видом документа, завоевавшим свои современные позиции в конце 1990-х годов. Унификация затронула и наименования видов справочно-информационных документов, которые обеспечивают внутренние коммуникации в организации [1]. На появление унифицированного и обобщающего наименования вида документа служебная записка, который нынче во многих организациях вобрал в себя иные виды информационно-справочных документов, повлиял и тот факт, что типовые формуляры [2] служебной, докладной и объяснительной записок, информационной справки, заявления практически одинаковы. Именно такие цели создания справочно-информационных документов были закреплены Единой государственной системой делопроизводства М. Почему же в большинстве случаев служебная записка вытесняет иные информационно-справочные документы? Дело в том, что любому сотруднику организации для документирования всех служебных вопросов гораздо удобнее пользоваться минимумом видов документов то есть нужно оптимизировать их состав. И решения для них уже есть. Наиболее актуальным перевод в электронный вид является для внутренних документов, каким является служебная записка, со сроком хранения до 10 лет. Готовится служебная записка, например, с просьбой рассмотреть проектную документацию для строительства сооружения. Маршрут согласования в этом случае должен диктоваться проектной документацией. Аналогичная история встречается при согласовании закупочной документации, планов и т. При автоматизации процессов, нужно четко определять, какой документ отправляется на согласование и по какому маршруту. Такая ситуация может помешать автоматизации процесса — будут автоматизированы не все разновидности служебных записок. Это наглядно продемонстрирует всю тщетность усилий на предыдущем этапе. Если при проведении исследования перед внедрением СЭД выявляются такие служебные записки, то нужно сразу решать вопрос по необходимости их автоматизации. Вариантов может быть несколько: 1. Не автоматизировать; 2. Автоматизировать согласование, но в конце собирать живые подписи. Это плохой вариант, так как увеличивает нагрузку на пользователей; 3.

Как написать служебную записку: примеры и образцы

В подсистеме справочно-информационных документов или информационно-справочных , которые входят в систему организационно-распорядительной документации, он считается относительно новым видом документа, завоевавшим свои современные позиции в конце 1990-х годов. Унификация затронула и наименования видов справочно-информационных документов, которые обеспечивают внутренние коммуникации в организации [1]. На появление унифицированного и обобщающего наименования вида документа служебная записка, который нынче во многих организациях вобрал в себя иные виды информационно-справочных документов, повлиял и тот факт, что типовые формуляры [2] служебной, докладной и объяснительной записок, информационной справки, заявления практически одинаковы.

Именно такие цели создания справочно-информационных документов были закреплены Единой государственной системой делопроизводства М. Почему же в большинстве случаев служебная записка вытесняет иные информационно-справочные документы? Дело в том, что любому сотруднику организации для документирования всех служебных вопросов гораздо удобнее пользоваться минимумом видов документов то есть нужно оптимизировать их состав.

И решения для них уже есть. Наиболее актуальным перевод в электронный вид является для внутренних документов, каким является служебная записка, со сроком хранения до 10 лет. Готовится служебная записка, например, с просьбой рассмотреть проектную документацию для строительства сооружения. Маршрут согласования в этом случае должен диктоваться проектной документацией. Аналогичная история встречается при согласовании закупочной документации, планов и т. При автоматизации процессов, нужно четко определять, какой документ отправляется на согласование и по какому маршруту.

Такая ситуация может помешать автоматизации процесса — будут автоматизированы не все разновидности служебных записок. Это наглядно продемонстрирует всю тщетность усилий на предыдущем этапе. Если при проведении исследования перед внедрением СЭД выявляются такие служебные записки, то нужно сразу решать вопрос по необходимости их автоматизации.

Вариантов может быть несколько: 1. Не автоматизировать; 2. Автоматизировать согласование, но в конце собирать живые подписи. Это плохой вариант, так как увеличивает нагрузку на пользователей; 3.

Автоматизировать полностью без перевода в бумагу — хороший вариант. При выборе варианта 3 может потребоваться корректировка внутренних регламентов или, в крайнем случае, в приложении к приказу на проведение опытной эксплуатации СЭД нужно четко обозначить алгоритм работы с такими служебными записками.

Как удостоверять бумажные распечатки из СЭД и что можно визуализировать Наименее трудоемким вариантом удостоверения факта полного прохождения документом в СЭД назначенной ему процедуры согласования будет использование штампа см.

С этим штампом документ визуализируется на экране и может быть распечатан на бумагу. В случае применения электронных подписей в их визуализацию может быть включена информация о сертификате ключа подписи см. Заверение служебной записки штампом СЭД после ее автоматического преобразования в нередактируемый формат в Примере 1 штамп говорит о прохождении документом процедуры согласования, а далее такая распечатка может подписываться живой подписью автора документа и на нее наносится рукописная резолюция — изготовленный таким образом бумажный подлинник подлежит длительному или постоянному хранению.

Пример 1. Визуализация штампа согласования на служебной записке Пример 2. Шаблоны служебных записок с настроенными к ним маршрутами движения существенно экономят силы пользователей СЭД.

Пример 3. Шаблон формирования служебной записки на подключение к информационным системам Механизм шаблонов позволяет автоматизировать отправку некоторых типов служебных записок буквально до нескольких кликов. Шаблон самостоятельно подготовит заголовок, текст, список рассылки и список согласующих, а все остальные реквизиты заполнятся автоматически или их значения будут повторены с предыдущего раза.

Теперь удалось избежать распечатки служебной записки перед подписанием и ее сканирования после него, стало возможным регистрировать служебную записку без участия секретаря и формировать служебные записки на основе шаблонов документов.

Внедрение электронных служебных записок Мнение Вера Иритикова, профессиональный управляющий документами, документовед, приглашенный лектор Российской академии народного хозяйства и государственной службы при Президенте РФ Для реальной автоматизации внутренних управленческих коммуникаций компании необходимо их проанализировать прежде всего с организационных позиций и ответить на следующие вопросы: 1.

Будет ли в организации служебная записка существовать в качестве универсального вида справочно-информационного документа? Если да, то в проекте СЭД следует сосредоточиться на разработке электронного бланка электронного шаблона , который необходимо будет поддерживать: — классификаторами вопросов заголовков , адресатов, типовых резолюций, типовых сроков исполнения; — счетчиками для регистрации или нет, так как не все служебные записки подлежат обязательной регистрации ; — метаданными о локализации электронного оригинала, сроке хранения, разрешении изготавливать бумажную или электронную копии, передаче или нет на архивное хранение в связи с другими документами, необходимости конвертации в архивный формат или нет и другими метаданными, которые отражают процессы управления документами в СЭД.

Все ли сотрудники организации имеют право составлять и оформлять служебные записки по всем вопросам своей деятельности? Система управления правами доступа, выбор вида и типа электронной подписи в СЭД строятся с учетом системы взаимоотношений и связей по должности, которые закрепляются в должностных инструкциях сотрудников и в целом в системе делегирования полномочий. Эти две системы составляют организационную основу внутренних управленческих коммуникаций, которые потом просто отражаются в СЭД, в т.

Каковы маршруты движения конкретные документопотоки служебных записок в зависимости от вопроса и управленческой ситуации? Как правило, конечным адресатом, принимающим решение по вопросу, является не первый руководитель организации, а его заместитель, в чьей зоне ответственности данный вопрос находится.

Исключением становятся только регламентированные ситуации внутренней переписки, установленные в соответствующем ЛНА. Например, бухгалтер как рядовой сотрудник организации для доставки налоговой отчетности в ИФНС направляет подписанную им служебную записку о выделении автомашины а лучше — унифицированную заявку в электронной форме сразу начальнику транспортного отдела или диспетчеру, а не главному бухгалтеру как своему непосредственному руководителю.

Но если бухгалтер в какой-то уникальной управленческой ситуации и в рамках своих полномочий обращается к первому руководителю, то главный бухгалтер станет инстанцией обязательного согласования и первым прочтет данную служебную записку. Имеет значение и корпоративная культура: минуя руководителя своего структурного подразделения рядовой сотрудник, как правило, не имеет права обращаться к вышестоящим руководителям, перепрыгивая один или два управленческих уровня. Согласование проектов служебных записок на одном и том же управленческом уровне со взаимодействующими подразделениями обычно выделяют в самостоятельные схемы маршрутизации в СЭД.

Служебная записка всегда адресуется руководителю организации, бизнес-направления, структурного подразделения, филиала и т. В схемах движения эти действия руководителей должны обязательно отражаться как действия участников процесса с соответствующими правами доступа. В проектах разработки СЭД необходимо заранее закладывать в функциональность типовые схемы маршрутизации служебных записок в зависимости от вопросов и управленческих ситуаций с обязательным учетом уровней управления типовые схемы документопотоков , одной единственной схемой процесса в техническом задании обойтись не удастся.

Будет ли обеспечен в СЭД реальный электронный документооборот? В процессах управления документами срок хранения является основополагающим признаком, который определяет выбор носителя оригинала документа — бумажный или электронный. Срок хранения документа, который в любом случае должен выполнять функцию доказательства, устанавливается в процессе экспертизы его ценности.

Она предполагает не только обращение к перечню документов с нормативно установленными сроками хранения, а реальное выявление значимости документа для деятельности организации с учетом принципа его взаимосвязи с другими документами по вопросу или процессу.

После подписания бумажного оригинала электронный проект удостоверяется в СЭД как электронная копия, которая может обрабатываться, исполняться и храниться как копия, а потом может поступить в архив в фонд пользования вместе с бумажным оригиналом служебной записки и основными документами которые она сопровождает. На основе данного общего алгоритма в техническое задание СЭД включаются все необходимые конкретные схемы и типовые маршруты движения служебных записок, которых в ТЗ должно быть много, так как они должны отражать конкретные участки деятельности организации.

Обратите внимание, что обычно согласование и подписание внутренних документов проводится в СЭД с использованием той простой электронной подписи, которую эта СЭД поддерживает.

А усиленная квалифицированная электронная подпись с сертификатом, как правило, применяется для документов, выходящих во внешнюю среду организации. Реальная эффективность СЭД уже давно определяется не по сокращению времени движения или расхода бумаги, а по: сокращению рабочего времени сотрудников, затрачиваемому на составление и оформление документов и обеспечению или даже оптимизации реальных управленческих процессов.

Служебная записка: назначение, форма, функции

Просим вас уведомить менеджеров о необходимости перенести всю рабочую информацию на съемные носители во избежание ее потери в процессе переустановки. Служебная записка — пустая формальность? Но в большой организации, где множество работников, есть отделы, служебная записка может оказаться кстати. В таком случае служебная записка будет исполнять роль письменного напоминания о необходимых взаимодействиях между отделами. В крупных структурах халатность при составлении служебной записки или пренебрежение ее составлением может обернуться лишней тратой времени на выяснение каких-либо обстоятельств, поиска виновных в возникновении проблем, несогласованностью в работе отделов. Чтобы представить наглядно необходимость правильного отношения к служебной документации, представим себе следующую ситуацию. В связи с каким-либо праздником хозяйственный отдел назначает дополнительный рабочий день своим работникам для своевременной уборки территории.

Как написать служебную записку: образец, пример написания текста, бланк

Пример составления служебной записки, ее форма, шаблон Служебная записка - это форма внутреннего документооборота, позволяющая наиболее эффективно и оперативно решать текущие производственные ситуации. Какого-либо официального бланка не существует, однако есть общие требования к содержанию документа. К таковым относятся: Обязательное указание адресата служебной записки. В правом верхнем углу нужно написать фамилию, имя и отчество, а также должность лица, которому направляется обращение. Ниже указывается наименование документа и его номер. Далее следует изложить суть проблемы, с которой столкнулся составитель документа, или ситуацию, с которой необходимо разобраться. Ниже указываются предложения по решению вопроса, либо указание на действия, которые автор служебной записки ждет от ее адресата.

ПОСМОТРИТЕ ВИДЕО ПО ТЕМЕ: В чем разница между Докладными и служебными записками?

Как оформить правильно служебную записку

Служебная записка — это одна из форм корпоративной коммуникации на предприятии. При ее составлении нужно придерживаться определенных правил. Но и на небольших предприятиях часто интересуются, как правильно написать служебную записку; содержание такой докладной зависит от того, с какой целью ее составляют. Необходимость в ее написании возникает, если необходимо получить реакцию на какие-либо экстраординарные события.

Для чего нужна служебная записка и пример ее написания. В каких случая писать записку и какой формат выбрать. Пример написания oblstomtver.ru файле. Служебная записка – наиболее распространенная форма общения между сотрудниками внутри предприятий и организаций. Можно сказать, что это. Термины и определения» термина «служебная записка» нет. В « Общероссийском классификаторе управленческой документации».

Докладная записка образец Докладная записка адресуется руководству по выбранному вопросу с изложением выводов и предложений коммуникация по вертикали. Обычно целью ее написания является желание побудить руководителя принять некое решение.

Всё о записках: докладная, служебная, объяснительная

Также в записке обязательно должна быть точно обозначена конкретная проблема и возможные пути ее решения. Если служебную записку пишет рядовой сотрудник, то ее желательно заверить у руководителя подразделения, который таким образом свидетельствует о том, что с проблемой знаком и согласен с предлагаемыми вариантами по ее устранению. После написания служебную записку необходимо зарегистрировать в журнале учета внутренних документов, чтобы ее следы не затерялись в потоке документооборота. Инструкция по написанию служебной записки Несмотря на то, что записка не имеет унифицированного образца, с точки зрения делопроизводства оформление вполне стандартно. В правом верхнем углу документа следует сначала обозначить адресата: кому она направляется должность, полное наименование предприятия, фамилия, имя, отчество сотрудника. Затем аналогичным образом необходимо вписать сведения о сотруднике, который является автором записки. Далее, справа, следует вписать наименование документа, а также поставить дату его составления и номер по внутреннему документообороту.

Служебная записка от работника: цели и образец

.

Служебная записка. Образец написания

.

Как написать служебную записку: примеры и образцы

.

.

ВИДЕО ПО ТЕМЕ: Служебные записки