Принято выделять несколько основных свойств документа, которые характеризуются соответствующими признаками: юридическая сила, оригинальность, подлинность, копийность. На приобретение документом юридической силы влияет: 1. ЮС документа может быть обеспечена установленным для каждой разновидности документов комплексов реквизитов, то есть обязательных элементов оформления документов: наименование организации — автора документа, подпись, дата, регистр. Оригинальность документа от лат. Признаком оригинала является его уникальность. Нередки умноженные оригиналы, то есть оригиналы, составляемые в нескольких экземплярах договор между государствами.
выписка — копия части документа, оформленная в установленном порядке. архивирования: документ с иной удостоверяющей подписью — это копия. копия полностью воспроизводит информацию подлинного документа. Оригинальный - это уникальный, индивидуальный текст или изображение, подлинного документа и все его внешние признаки или часть их, Копия может быть сделана с части документа в виде выписки. Заверенная копия документа является аналогом подлинника документа. Порядок Как правило, это работник кадровой службы организации и/или службы Копия должна точно воспроизводить текст подлинного документа. В этом случае должен воспроизводиться полный текст части документа по .
Свойства документа
Заверенная копия документа является аналогом подлинника документа. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. В частности, указом установлено, что государственные и общественные предприятия, учреждения и организации выдают по заявлениям граждан копии документов, исходящих от этих предприятий, учреждений и организаций, если такие копии необходимы для решения вопросов, касающихся прав и законных интересов обратившихся к ним граждан. Копии документов выдаются на бланках предприятий, учреждений и организаций. Предприятия, учреждения и организации могут выдавать копии имеющихся у них документов, исходящих от других предприятий, учреждений и организаций, если копии этих документов затруднительно или невозможно получить непосредственно в тех организациях, учреждениях и на предприятиях, где они были изданы. В случаях, когда документы были исполнены на бланках, при изготовлении копий воспроизводятся реквизиты бланков. Предприятия, учреждения и организации обязаны свидетельствовать верность копий документов, необходимых для представления гражданами в эти учреждения, организации, на предприятия, если законодательством не предусмотрено представление копий таких документов, засвидетельствованных в нотариальном порядке. На копии указывается дата ее выдачи и делается отметка о том, что подлинник документа находится на данном предприятии, в учреждении или организации. Верность копии документа свидетельствуется подписью руководителя или уполномоченного на то должностного лица и печатью. Возникает вопрос о том, кто может быть уполномочен заверять копии документов. Должностные обязанности этих работников, в том числе заверение копий, как правило, закрепляются в утверждаемой руководителем должностной инструкции или трудовом договоре при приеме на работу. Если обязанности по заверению копий документов не отражены в названных документах или обязанность по заверению копий возлагается на другого сотрудника секретаря, работника бухгалтерии или др. Копии документов могут изготавливаться рукописным или машинописным способом, с помощью средств копировально-множительной или компьютерной техники, например с помощью сканера. Запрещено изготавливать копии с документов, имеющих неясный текст, подчистки, приписки и иные неоговоренные исправления. Аналогично копиям заверяются и выписки из документов, касающихся прав и законных интересов граждан. Указом также установлено, что для получения копии документа граждане направляют в организацию заявление. Эти заявления рассматриваются и исполняются предприятиями, учреждениями и организациями в соответствии с правилами, установленными для рассмотрения обращений граждан. Нотариальное заверение копий документов В определенных случаях законом установлено нотариальное заверение копий некоторых документов устава, лицензии и др.Подлинник, копия, дубликат
Харьковскую А. Председатель: А. Акимов Верно: Зав. Канцелярией: личная подпись Л. Иванова Выписка из документа заверяется подписью должностного лица начальника канцелярии, секретаря и т.
По способу получения копии делятся на ручные и автоматические, то есть факсимильные. Ручные копии получаются путем переписывания оригинала от руки или на пишущей машинке. Факсимильные копии от слова факсимиле - точное воспроизведение каким-либо способом рукописи, документа, чьей либо подписи 4 получаются средствами фотографии или копировально-множительной техники. Напомним, что факсимиле - это клише, печатка, воспроизводящая собственноручную подпись, то есть это фактически копия одного реквизита - подписи, обычно руководителя.
К средствам копирования документации относятся все технические средства, которые позволяют получить копии, идентичные оригиналу факсимильные копии : фотокопии, светокопии, репродукции документов. К средствам размножения документов относятся те технические средства, с помощью которых получают оттиски, воспроизводящие содержание документа.
В некоторых случаях при размножении документов мы получаем также точную копию, но это не обязательный факт. А при копировании идентичность копии и оригинала обязательны. В ручных копиях их идентичность оригиналу гарантируется в меньшей мере, чем в автоматических. Необходимо также выделить микрофотокопии - копии документов в уменьшенном виде.
Микрофотокопирование применяется обычно в тех случаях, когда надо скопировать большие объемы документов. Чаще всего микрофотокопии делаются на специальной микрофотопленке или микрофишах и применяются в больших архивах. Кроме копий, снятых непосредственно с оригинала, могут быть кратные копии, то есть копии с копии.
Копии различаются также в зависимости от того, каким образом они удостоверены: авторизированные, заверенные, нотариальные, незаверенные. Авторизированной называется копия, удостоверенная автором. Заверенная копия - копия документа, на которой в соответствии с установленным порядком проставляют необходимые реквизиты, придающие ей юридическую силу.
В нем учреждениям, предприятиям, общественным организациям разрешалось выдавать по просьбе заинтересованных лиц засвидетельствованные копии только с документов, которые исходили от данного учреждения, предприятия или организации. Они должны были выдаваться на бланках данной организации с приложением печати.
Засвидетельствование копии с документа, касающегося личных прав и интересов граждан в соответствии с этим постановлением производилось только государственной нотариальной конторой или нотариальным столом. Указ подтвердил правила выдачи копий документов, созданных в организациях, учреждениях, предприятиях, но дополнил их важным моментом: "предприятия, учреждения и организации могут выдавать копии имеющихся у них документов, исходящих от других предприятий, учреждений и организаций, от которых получить непосредственно копии этих документов затруднительно или невозможно.
В случаях, когда документы были исполнены на бланках, при изготовлении копии воспроизводятся реквизиты бланков". Верность копии документов на основании постановлений 1937 и 1983 гг. Особо следует подчеркнуть требование указывать на копии не только дату ее выдачи, но и делать отметку о том, что подлинный документ находится в данном предприятии, учреждении, организации.
Не подлежат свидетельствованию копии с документов, имеющих неясный текст, подчистки, приписки и иные неоговоренные исправления. Унифицированная система организационно-распорядительной документации.
Требования к оформлению документов" изложены требования к реквизиту - отметка о заверении копии: "При заверении соответствия копии документа подлиннику ниже реквизита "Подпись" проставляют заверительную надпись: "Верно; должность лица, заверившего копию; личную подпись; расшифровку подписи инициалы, фамилию ; дату заверения.
Допускается копию документа заверять печатью, определяемой по усмотрению организации". Например: Верно: Секретарь: личная подпись Л.
Попова Удостоверение копии с определенных видов документов, предъявляемых другим учреждениям и касающихся личных прав и интересов граждан например: о стаже работы, рождении, браке, связанных с получением наследства и т. Нотариат англ. System of notary public offices - система органов, на которые возложено совершение действий, направленных на юридическое закрепление гражданских прав и предупреждение их возможного нарушения в дальнейшем.
В соответствии с российским законодательством о нотариате нотариальные действия совершает должностное лицо - нотариус6, на должность которого может быть назначено лишь лицо, имеющее высшее юридическое образование.
Копии, заверенные нотариусом, называются нотариальными, так как их соответствие оригиналу подтверждается официальным должностным лицом - нотариусом. Копии, заверенные в установленном законом порядке, имеют такую же юридическую силу, как и подлинники. Незаверенные копии - это копии документов, не имеющих подтверждения о своем соответствии оригиналу. Особый вид копии представляет дубликат. Дубликат от лат. В управленческой практике дубликат делается в том случае, когда при совершении сделки подлинный документ может получить только одна из сторон, например, дубликат накладной или грузовой квитанции, сертификата.
Дубликат получают также при утере подлинного документа паспорта, диплома, аттестата и т. Сверху на документе делается надпись "Дубликат". Обычно дубликат выдается тем же учреждением, где был создан подлинник. Отметим также, что существует понятие "архивная копия".
Ее достаточно часто приходится получать гражданам в архивах, в том числе архивах организаций, для подтверждения места и стажа работы за прошлые годы. Архивная копия - это официальный документ архива, воспроизводящий текст или изображение архивного документа, но с указанием его поисковых данных - названия архива, номера фонда, описи, дела, листа.
В тех случаях, когда нужен не весь документ, а его часть, выдается архивная выписка - копия части текста архивного документа, оформленная в установленном порядке. И отдельно рассмотрим подлинники и копии электронных документов. Однако, пока само понятие "электронный документ" не однозначно.
Термины и определения" есть лишь понятие "документ на машинном носителе" - "Документ, созданный с использованием носителей и способов записи, обеспечивающих обработку его информации электронно-вычислительной машиной". Более развернутое понятие документа на машинном носителе дано в Методических указаниях по внедрению и применению ГОСТ 6. Придание юридической силы документам на машинном носителе и машинограмме, создаваемым средствами вычислительной техники. Основные положения" РД 50-613-86.
Здесь указано, что "к документам на машинном носителе относятся документы на магнитных носителях магнитные ленты и диски, гибкие магнитные диски и документы на бумажных машинных носителях перфоленты, перфокарты ".
Федеральный закон от 10. Понятиям "подлинники", "дубликаты", "копии документов на машинном носителе" посвящен специальный раздел 3 ГОСТ 6. Придание юридической силы документам на машинном носителе и машинограмме, создаваемым средствами вычислительной техники". В нем устанавливается, что подлинником документа на машинном носителе является первая по времени запись документа на машинном носителе и содержащая указания, что этот документ является подлинником.
Белорусский закон "Об электронном документе" указывает, что "В подлинном виде электронный документ существует только на машинном носителе. Все экземпляры электронного документа, зафиксированные на машинном носителе и идентичные друг другу, являются оригиналами".
Аналогичные трактовки есть и в законах других стран. Например, в Законе Малайзии "О цифровой подписи" Digital Signature Bill 1997 , оригиналом считается электронный документ, подписанный цифровой подписью и его копия, если только автор электронного документа не пожелает, чтобы оригинал электронного документа был уникальным, то есть существовал в одном экземпляре.
Копию документа на машинном носителе ГОСТ 6. А дубликатом документа на машинном носителе считаются все более поздние по времени, аутентичные по содержанию записи документа на машинном носителе, содержащие указание, что эти документы являются дубликатами.
Закон Белоруссии в качестве копии рассматривает только бумажную копию электронного документа, которая является надлежащим образом удостоверенной внешней формой представления электронного документа на бумажном носителе. Бумажные копии должны обязательно содержать указания на то, что они являются копиями электронного документа.
Таким образом, мы видим, что понятия подлинника и копии электронного документа пока еще не являются окончательно устоявшимися. С понятием "подлинник" тесно соприкасается понятие подложных документов. Подлинные документы являются средством запечатления объективной действительности, того, как это было на самом деле. Степень подлинности документа - это идентификация того, что было и того, что отражено в документе. В огромной массе подлинных документов, отражающих с различной степенью точности объективную действительность, можно встретить и документы поддельные, фальсифицированные, создание которых преследовало цель искажения действительности, фальсификации тех или иных фактов.
Фальсифицированные документы появились с тех пор, как документ стал использоваться для целей доказательства. Например, фальшивые расписки. Создаются и целиком вымышленные документы, особенно часто - подложные завещания. Существует несколько видов подделки документов: подлог - замена одного документа другим; интерполяция - подложная вставка в текст подлинного документа; подделка - подделка отдельных слов, подписи, дат.
В истории существует много примеров фальсификации документов. Подлогам документов и их видам может быть посвящена отдельная статья.
Подлинники и копии документов
Харьковскую А. Председатель: А. Акимов Верно: Зав. Канцелярией: личная подпись Л. Иванова Выписка из документа заверяется подписью должностного лица начальника канцелярии, секретаря и т. По способу получения копии делятся на ручные и автоматические, то есть факсимильные.
копия документа
Документ возник, прежде всего, чтобы зафиксировать информацию и придать ей юридическую силу. ГОСТ Р 51141-98 дает нам такое определение: Документ документированная информация — зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать. В ГОСТ ИСО 15489-1-2007 Документ определяется как зафиксированная на материальном носителе идентифицируемая информация, созданная, полученная и сохраняемая организацией или физическим лицом в качестве доказательства при подтверждении правовых обязательств или деловой деятельности. Сущность, признаки и свойства документа Как видно из определений, все они подчеркивают информационную сущность документа. Документ, зафиксировав отобразив информацию, тем самым обеспечивает ее сохранение и накопление, возможность передачи другому лицу, многократное использование, возвращение к информации во времени. Носитель документированной информации — материальный объект, используемый для закрепления и хранения на нем речевой, звуковой или изобразительной информации, в том числе в преобразованном виде. Как носитель информации, документ выступает в качестве непременного элемента внутренней организации любого учреждения, предприятия, фирмы, обеспечивая взаимодействие их частей. Информация является основанием для принятия управленческих решений, служит доказательством их исполнения и источником для обобщений, а также материалом для справочно-поисковой работы. В управленческой деятельности документ выступает и как предмет труда, и как результат труда, так как принятое решение записывается, закрепляется в документе.
ПОСМОТРИТЕ ВИДЕО ПО ТЕМЕ: Как правильно заверить копии документов: копия верна, образецВиды документов
Графически не тождественная копия - копия, снятая от руки, машинописным или типографским способом. Графически тождественная копия Факсимильная копия Графически тождественная копия - ксерокопия, фотографическая, гектографическая, стеклографическая или иная подобная копия документа. При изготовлении графически тождественных копий допускается изменение масштаба изображения. Дублетный документ Дублетный документ - один из экземпляров копии документа. Дубликат Dublicate От лат.
Заверенная копия документа является аналогом подлинника документа. Порядок Как правило, это работник кадровой службы организации и/или службы Копия должна точно воспроизводить текст подлинного документа. В этом случае должен воспроизводиться полный текст части документа по . Копия документа - не имеющий юридической силы документ, полностью подлинного документа и все его внешние признаки или часть их. Копия документа - это документ, полностью воспроизводящий информацию подлинного документа и все его внешние признаки или часть их.
Виды копий. Порядок удостоверений копий. Документы, создаваемые в первый раз, уникальные, представляющие первоисточники, принято рассматривать как подлинник. Стандарт на термины и определения ГОСТ Р 51141-98 "Делопроизводство и архивное дело" определяет подлинник официального документа как "первый или единичный экземпляр официального документа".
КОПИЯ ДОКУМЕНТА
Объектами классификации в ОКУД являются общероссийские межотраслевые, межведомственные унифицированные формы документов, утверждаемые министерствами ведомствами Российской Федерации. Согласно Общероссийскому классификатору управленческой документации ОКУД [37] аналоговые документы по виду оформления различаются как: подлинник — первый или единичный экземпляр документа; дубликат — повторный экземпляр подлинника документа, имеющий юридическую силу; копия — документ, полностью воспроизводящий информацию подлинного документа и все его внешние признаки или часть их, не имеющий юридической силы; заверенная копия — копия документа, на которой в соответствии с установленным порядком проставляются реквизиты, придающие ей юридическую силу; выписка — копия части документа, оформленная в установленном порядке. Электронный документ не может иметь копий в электронном виде. В законах ничего не говорится об электронных копиях ЭлД, но явно допускается существование бумажных копий. Если воспользоваться приведенной выше терминологией ОКУД, то возникают вопросы: что же такое подлинник? Являются ли два файла ЭлД в разных форматах например,. Если отличаются, то какому из подлинников ЭлД можно придать статус оригинала, и чем оригинал-подлинник должен отличаться от просто подлинника? Если идентичны, то по каким признакам, ведь множества двоичных символов разных форматов явно отличны между собой? А если не идентичны, то чем один формат хуже другого?
18) Подлинники и копии. Виды копий. Порядок удостоверений копий.
Копийность документа. Копиядокумента — документ, воспроизводящий информацию другого документа и все его внешние признаки или часть их. Прежде всего, копии можно разделить на выписки и отпуски. Выписка — это копия части документа выписка из приказа, выписка из протокола ; отпуск — это копия отосланного документа. Копии по способом получения делятся на ручные и автоматические. Ручные получаются при переписке оригинала от руки или перепечатке на пишущей машинке.
.
.
.
ВИДЕО ПО ТЕМЕ: Как заверяется копия по новому ГОСТу Елена А. Пономарева
Пока нет комментариев...